Steuerberater Kompendium

 Komplettversion

Alle Textvorlagen des Anbieters zur Nutzung für die eigene Kanzlei und zur Beratung der Mandanten sind in diesem Paket enthalten. Es werden über 100 Sachverhalte beschrieben. Aus den vielfältigen Beschreibungen übernehmen und ergänzen Sie nur die zutreffenden Textpassagen. Das ist sehr einfach, da alles übersichtlich strukturiert ist.

Außenprüfer suchen nach Fehlern

Steuernachzahlungen beruhen immer auf Fehlern des Steuerpflichtigen. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation erkennt man die Fehler und bei der Bearbeitung kann man sie abstellen. Betriebsprüfer müssen auch Sachverhalte zugunsten der Steuerpflichtigen feststellen und berücksichtigen. Jährlich entstehen über 10 Milliarden Euro Steuernachzahlungen. Es überwiegen also die zu Lasten der Unternehmen festgestellten Fehler.

Für die Vorlage einer Verfahrensdokumentation besteht keine gesetzliche Pflicht

Die Finanzverwaltung verlangt aber die Vorlage einer Verfahrensdokumentation (siehe GoBD Rz151*)). In der Praxis fordern die Prüfer des Finanzamtes bei Beginn von Außenprüfungen, Kassennachschauen und anderen Betriebsprüfungen sehr häufig die Vorlage einer Verfahrensdokumentation. Teilweise werden schon im Zusammenhang mit der Prüfungsanordnung Fragen zur Verfahrensdokumentation gestellt. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation führt oft zu nicht unerheblichen Steuer-Nachteilen und kann sogar das Verwerfen der Buchführung nach sich ziehen (siehe GoBD Rz155*)). Sofern das Finanzamt die auf der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation beruhenden Maßnahmen beibehält, kann sich der Unternehmer gegen die darauf bezogenen Steuerbescheide gerichtlich zur Wehr setzen. Wenn das Finanzgericht oder in nächster Instanz der Bundesfinanzhof feststellt, dass die jeweilige Prüfung auch ohne Vorlage einer Verfahrensdokumentation durchführbar gewesen wäre, müssen die wegen der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation festgesetzten Steuern aufgehoben werden.

Entwicklungstiefe der Digitalisierung

Jedes Unternehmen hat seine eigene Entwicklungstiefe zwischen Papier und digitaler Welt. Wählen Sie aus dem Werkzeugkasten der über 100 Textvorlagen diejenigen aus, die am besten zu Ihrer aktuellen Situation passen.

Versionierung der Verfahrensdokumentation

Analoge Anwendungen werden schrittweise durch digitale Organisationsformen ersetzt. Nach GoBD^*) müssen diese Veränderungen in jeweils neuen Versionen beschrieben werden. Bei diesem fließenden Übergang unterstützen wir Sie durch Anregungen und Formulierungsvorschläge in den auswählbaren Textvorlagen für „Papier-Lösungen“ bis zu integrierten IT-Anwendungen.

Beispiele von Textvorlagen

Papierkassenbuch, offene Ladenkasse mit Kassenberichten, elektronisches Kassenbuch, Registrierkasse und andere Kassensysteme haben gemeinsam: Die Kasse muss täglich geführt und abgeschlossen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Viele Betriebe führen keine Kasse, weil niemals betriebliche Einnahmen in bar vorliegen. Die kleinen betrieblichen Ausgaben werden von einem betrieblichen Bankkoto erstattet und dort gebucht. In mehr als 20 Textvorlagen mit Erläuterungen erhalten Sie Anregungen und Formulierungsvorschläge zum Bereich Kassenführung.

In vielen Betrieben wird es weiterhin Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Papierform geben, auch wenn parallel dazu elektronische Rechnungen per E-Mail oder in anderer elektronischer Weise versandt und empfangen werden. Das E-Rechnungsgesetzes und die E-Rechnungs-Verordnung ermöglichen eine weitere Stufe für elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten wie ZUGFeRD oder X-Rechnung (Hybride Rechnung zum Beispiel als PDF/A3). Diese unterschiedlichen Anwendungen werden, zumindest in der Übergangszeit, in vielen Betrieben nebeneinander genutzt. Das muss vollständig, richtig und übersichtlich in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Auch hierzu geben unsere Textvorlagen Anregungen und Formulierungsvorschläge.

Im Bereich der Bankkonten wurde das Papier weitgehend durch Electronic-Banking abgelöst. Dennoch besteht auch hier das Risiko, durch Fehler Ärger mit der Betriebsprüfung zu bekommen. In unseren Textvorlagen finden Sie Anregungen und Formulierungsvorschläge zur Fehlervermeidung und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.

Betriebsprüfungen verändern sich immer mehr von Belegprüfungen zur Systemprüfungen. Hierbei wird insbesondere untersucht, ob die zwischen den IT-Systemen voll- oder teilautomatisch ausgetauschten Daten vollständig und richtig übertragen und weiterverarbeitet wurden. Dazu ist es notwendig, die Programmbeschreibung, das Programmierhandbuch und die Bedienungsanleitung für die an dem Datenaustausch beteiligten IT-Systeme zu berücksichtigen. Diese sogenannten mitgeltenden Unterlagen sind zusammen mit der Verfahrensdokumentation aufbewahrungspflichtig und bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Wer macht was? Regeln Sie die internen Zuständigkeiten zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern und die externen Aufgabenteilungen zwischen Unternehmen und insbesondere Steuerberater, Datenschutzbeauftragter, EDV-Betreuer, Lieferanten von Hard- und Software. Unsere Textvorlagen umfassen je nach Bedarf umfangreiche oder ganz kurze Anregungen und Formulierungsvorschläge.

Unsere Textvorlagen sind übersichtlich nach diesen Themenbereichen strukturiert: Unternehmensdaten, IT-Infrastruktur, Posteingang, Kasse, Bank, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Schnittstelle Steuerberater-Mandant, Schnittstelle Privatbereich- Unternehmensbereich, Steuer-IKS, Checklisten und Eigenbelege.

Der Aufwand, sich mit den Einzelheiten im Rahmen der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation zu beschäftigen, lohnt sich mehrfach. Zum einen können erhebliche Steuernachzahlungen vermieden werden. Mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist: Es bietet sich für Sie als Unternehmer die Gelegenheit, zu überprüfen, was Sie gewinnerhöhend verbessern können. Nach dem Motto: Das Bessere ist des Guten Feind.

Neben den Textvorlagen stehen Ihnen als Anwender fachliche Erläuterungen zur Verfügung. Diese enthalten Hinweise und Verlinkungen zu den GoBD^*), Anwendungserlassen der Finanzverwaltung, Literatur und Rechtsprechung. Der Zugang zu den fachlichen Erläuterungen erfolgt über Verlinkungen. Damit bleibt die Verfahrensdokumentation frei von Erläuterungstexten, auf die Sie aber jederzeit über die Verlinkungen zugreifen können. Die Verlinkungen auf die GoBD sind immer auf die zutreffende Randziffer (Beispiel GoBD Rz151 *)) gerichtet. Das erspart langes Suchen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation lohnt sich. Sicher! Lesen Sie den Blog "Die Verfahrensdokumen ist ein Gewinnbringer"

^*)Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Dieses Steuerberaterkompendium umfasst 109 Textvorlagen. Sie können es zu dem günstigen Paketpreis von 799,- € erwerben (zzgl. Umsatzsteuer in der jeweiligen gesetzlichen Höhe).

Alle im Paket erhältlichen Textvorlagen können auch einzeln erworben werden.