Ersetzendes Scannen

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Artikel-Nr.: FM100006
Schnellinfo: Sie erhalten Geschäftsbriefe und vor allem Buchungsbelege als Papier und als elektronische Dateien zugesandt oder laden sich letztere von einem Portal herunter. Elektronische Dateien können elektronisch weiterbearbeitet und besser vor Verlust geschützt werden als Papierdokumente. Diese können durch eine bildliche Erfassung in elektronische Dateien umgewandelt werden. Alle Dateien müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, nicht nur weil das vorgeschrieben ist, sondern weil Sie als Unternehmer auch ältere Dokumente jederzeit verfügbar haben müssen. Die bildliche Erfassung kann durch Scannen oder Fotografieren erfolgen. Unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen können die meisten Papierdokumente nach dem ersetzenden Scannen vernichtet werden. Das Verfahren bringt für jeden Unternehmer erhebliche betriebswirtschaftliche Vorteile, die meistens weit über den Kosten liegen.

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Produktinformationen "Ersetzendes Scannen"

Vorteile ersetzendes Scannen

Mindestens diese Gründe sprechen für das ersetzende Scannen:

Aus Papierbelegen kann man nur analoge Informationen bekommen. Nach dem Digitalisieren - also dem Einscannen - kann man die elektronischen Daten in vielfältiger Weise zur Informationsbeschaffung (zum Beispiel Anzeige aller Rechnungen eines Lieferanten mit Preisvergleichen) und Weiterverarbeitung (zum Beispiel Datenübertragung in ein Warenwirtschaftssystem) nutzen. Diese zwei einfachen Beispiele stehen für eine Vielzahl weiterer elektronischer Verwendungsmöglichkeiten, die aus anlagogen Papierdokumenten nicht möglich sind.
Zusammenführung der beiden Archive Papierablage und elektronische Dokumente in ein einheitliches elektronisches Archiv.
Im Hinblick auf die Abnahme der Papierbelege wird eine für das elektronische Archiv ohnehin erforderliche Regelung vorgezogen.
Einsparung von Raum- und Personalkosten durch Wegfall der sperrigen Papierablage.
Höhere Datensicherheit durch elektronische Speicherung mit Sicherheitskopien gegenüber der Gefahr des unwiederbringlichen Verlusts von Papierdaten in einem Katastrophenfall.

Nachteile ersetzendes Scannen

Nachteile können entstehen, wenn eingescannte Dokumente nicht verfügbar sind und die Papierbelege schon vernichtet wurden. Diese Nachteile gilt es weitestgehend auszuschließen, insbesondere durch:

Es müssen konkrete Anweisungen bestehen, durch die Datenverluste aufgrund technischen Versagens bei der Bearbeitung des ersetzenden Scannens ausgeschlossen sind.
Es müssen konkrete Anweisungen bestehen, durch die Datenverluste aufgrund menschlichen Versagens bei der Bearbeitung des ersetzenden Scannens ausgeschlossen sind.
Es müssen konkrete Sicherheitsvorkehrungen getroffen sein, die einen Datenverlust nach Abschluss der Bearbeitung des ersetzenden Scannens ausschließen.
Es müssen zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen vor Vernichtung der Papierdokumente bestehen.
Durch Prüfungen und Kontrollen werden die genannten und weiterer Risiken rechtzeitig erkannt.

Betriebswirtschaftliche Aspekte

Die betriebswirtschaftlichen Vorteile des ersetzenden Scannens sind vielgestaltig. Sie umfassen insbesondere:

Vorteile bei der Unternehmenssteuerung durch jederzeitigen Zugriff auf alle Daten.
Kostenvorteile durch dezentrale jederzeitge Verfügbarkeit aller Daten.
Es entstehen Kosten im Zusammenhang mit der Bearbeitung des ersetzenden Scannens, die durch die genannten Vorteile langfristig wohl mehr als ausgeglichen werden.

Steuerliche Aspekte der elektronischen bildlichen Erfassung

"Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchgungsbelege in Papierform empfangen und danach erlektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO)". (GoBD Rz. 130).

"Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung (siehe Rz. 130) in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.

Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

wer erfassen darf,
zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
welches Schriftgut erfasst wird,
ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems." (GoBD Rz. 136).

Die Formulierungshilfen in der Textvorlage "ersetzendes Scannen" berücksichtigen diese Vorgaben der Finanzverwaltung. Wir empfehlen eine Abstimmung mit dem steuerlichen Berater des Unternehmens.

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