Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringer

Nach der Verfahrensdokumentation fragt das Finanzamt teilweise schon beim Versand der Prüfungsanordnung

Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Unternehmer vorlegen, wenn ein Betriebsprüfer des Finanzamts zu einer Außenprüfung erscheint. Das ist jedenfalls die Anforderung der Finanzverwaltung, für die es jedoch keine unmittelbare gesetzliche Bestimmung gibt, sondern die im Bundessteuerblatt veröffentlichte Verwaltungsanweisung*) der Finanzverwaltung. Ausgangsbasis hierfür sind insbesondere die in § 140 bis § 148 Abgabenordnung (AO) gesetzlich definierten „Mitwirkungspflichten“ des Unternehmers. Wenn ein Prüfer in der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel sieht (siehe GoBD*) Rz 155), kann das teilweise sogar zu unberechtigten, jedenfalls aber vermeidbaren Steuernachzahlungen führen. Hiergegen kann sich der Unternehmer in einem Finanzgerichtsprozess zur Wehr setzen. Neben jahrelanger Rechtsunsicherheit entstehen im Fall des Unterliegens hohe Kosten.   

Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringer

Ihr Nutzen ist groß: Sie können Steuernachzahlungen, Zinsen und weitere Belastungen ganz oder überwiegend durch die Vorlage einer Verfahrensdokumentation vermeiden. Diese Vorteile sind nachhaltig und allemal größer als der einmalige Aufwand bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Hinzu kommt eine nachhaltige Steigerung der Unternehmensgewinne aufgrund der mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation eintretenden Optimierung der Geschäftsabläufe. Diese Vorteile ergeben sich auch, wenn das Finanzamt zu keiner Außenprüfung oder Kassen-Nachschau kommt und aus dieser Sicht die Erstellung der Verfahrensdokumentation nicht notwendig gewesen wäre.
Oder anders ausgedrückt: Die Vorteile aus der Erstellung einer Verfahrensdomentation sind immer gegeben. Sie erhöhen sich aber bei einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau durch die Vermeidung der beschriebenen steuerlichen Nachteile.

Vorteile der Verfahrensdokumentation

  • Störungsfreie Abläufe in der Verwaltung. Jeder kennt sein Aufgabengebiet. Stellvertreterregelungen bei Krankheit und Urlaub: Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus der Verfahrensdokumentation: Durch eindeutige Beschreibungen ergeben sich viele Vorteile, wie zum Beispiel Zeitersparnis, Fehlervermeidung und streßfreies Arbeiten.
  • Durch Optimierung der Abläufe werden unnötige Doppelarbeiten vermieden. Das gilt insbesondere für viele Folgeprozesse, hier am Beispiel des Bereichs Einkauf auszugsweise angesprochen:  Markbeobachtung, Preisfeststellung, Bedarfsfeststellung, Bestellungsoptimierung, Liefertermine, Eingangskontrolle, Liefermengen- und Preiskontrolle, Erfassung im Warenwirtschaftsprogramm, Zahlungsfreigaben, skontogerechte Bezahlung, elektronische Archivierung mit Bereitstellung der Rechnungsdaten für alle betriebswirtschaftlichen Folgeprozesse.
  • Kosten sparen. Die einmalig mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation entstehenden Beratungs-, Beschaffungs- und Einrichtungskosten werden immer sehr zeitnah durch die entstehenden Kosteneinsparungen ausgeglichen und aufgrund der Nachhaltigkeit in der Folgezeit übertroffen.
  • Neben diesen und vielen weiteren betriebswirtschaftlichen Vorteilen ergeben sich die bedeutenden Vorteile gegenüber der Finanzverwaltung.
  • Die erste Bestandsaufnahme schildert den Istzustand und stellt damit die von der Finanzverwaltung geforderte Verfahrensdokumentation dar.
  • Die Schilderungen der anzustrebenden Verbesserungen sind Ausgangsbasis für die von der Finanzverwaltung geforderten Versionierungen mit diesen Möglichkeiten:
  • Steuerersparnis 1: Durch die Regelung der Prozesse werden Risiken und Fehler offenbar, durch deren Behebung Steuernachzahlungen vermieden werden können.
  • Steuerersparnis 2: Bei Bearbeitung der Verfahrensdokumentation können optimale Steuergestaltungen erkannt und umgesetzt werden.  
  • Steuerersparnis 3: Durch die Vorlage der Verfahrensdokumentation wird ein Formerfordernis zur Vermeidung von Steuernachzahlungen erfüllt.
  • Steuerersparnis 4: Aufgrund der rascheren beanstandungsfreieren Außenprüfung oder Kassen-Nachschau tritt immer eine Verminderung des Aufwands im Zusammenhang mit den Überprüfungen des Finanzamts und der Abwehr von Steuernachforderungen ein.

Betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation

Es wurde schon erwähnt: Den Hauptvorteil haben Sie aus der betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentation.
Wenn Sie diese schon angelegt haben, dient das als hervorragende Basis für die Verfahrensdokumentation des Finanzamtes. Oft kann sie 1 : 1 übernommen werden.
Wenn Sie noch nicht begonnen haben, machen Sie eine Bestandaufnahme Ihrer bisherigen - teils mündlichen - Regelungen.
Unsere Formulierungshilfen unterstützen Sie maßgeblich bei deren Umsetzung in eine Verfahrensdokumentation, in der Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen gewinnbringend organisieren siehe Verfahrensdokumentation-erstellen-und-versionieren .

Mit der Verfahrensdokumentation vermeiden Sie Sand im Getriebe Ihres Betriebs.

In der Fertigung bemüht man sich um Feinsteuerung von Prozessen, im Einkauf optimiert man die Preise, im Verkauf bemüht man sich um beste gerade noch wettbewerbsfähige Preise. 

Und nun kommt endlich die Rationalisierung der Verwaltung. Erleben Sie, wie Sie dadurch viel Geld und Zeit (gesparte Zeit führt zu mehr Gewinn und damit wieder zu Geld) sparen könnte.

Erfahrungen zeigen: Verbesserungen erreicht man durch:

  • Genaue Beschreibung des Istzustands. Aus dieser Bestandsaufnahme ergibt sich die erste Version der Verfahrensdokumentation.
  • Feststellung der möglichen Verbesserungen, also der jeweiligen Sollzustände. Hierbei handelt es sich um die von der Finanzverwaltung geforderten Versionierungen, weil Fehler abgestellt wurden, die zu vermeidbaren zusätzlichen Steuern führen können.. 
  • Verbesserungen zur Behebung von Fehlern sollten kurzfristig umgesetzt werden, umfangreichere Optimierungen kann man gegebenenfalls nach einem Zeitplan abarbeiten.

Eine mündliche Verfahrensdokumentation reicht nicht

Das Gute ist: Jeder Unternehmer hat seine Verfahren geregelt, sonst könnte er sein Geschäft nicht betreiben: Einkauf, Verkauf, Kalkulation, Belege sammeln, Rechnungen erstellen, Rechnungen von Lieferanten prüfen und bezahlen, Buchführung erstellen, Belege zum Steuerberater und vieles mehr, das alles sind Verfahren, die in jedem Unternehmen täglich erledigt werden. Das sind auch die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation.

Wo liegt das Problem? Vieles ist nur mündlich geregelt, vereinzelt gibt es Arbeitsanweisungen, To-do-Listen und dergleichen. Das Finanzamt erkennt solche Regelungen nicht als Verfahrensdokumentation an.

Viele Unternehmer möchten das beibehalten, weil sie keine andere kostengünstige Lösung erkennen können. Sie beruhigen sich damit, dass es eigentlich ganz gut läuft. Manchmal wird etwas vergessen oder es passieren Fehler. Es kostet halt Geld, wenn das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzt, weil die Umsatzsteuervoranmeldung (zum wiederholten Mal) zu spät abgegeben wurde oder weil eine Rechnung übersehen und so spät bezahlt wurde, dass kein Skontoabzug mehr möglich war. Die Mahngebühren wurden erlassen - aber erst, nachdem der Unternehmer darum gebeten hatte. In der hierfür aufgewendeten Zeit hätte er etwas Nützlicheres tun können.
Nun - es läuft ja ganz gut?
Oder ist das Bessere des Guten Feind?

Hinweis: Eine Kassen-Nachschau erfolgt immer unangekündigt

Zur Kassen-Nachschau erscheinen meistens zwei Amtspersonen und zwar unangekündigt. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation wird fast immer verlangt. Wenn man keine hat, kann das richtig Geld kosten in Form von Steuernachzahlungen. Die Finanzverwaltung geht von einem formellen Fehler aus. Insbesondere Unternehmen mit zahlreichen Bareinnahmen stehen im Fadenkreuz der Prüfer, ganz besonders, wenn der Unternehmer oder ein Familienangehöriger die Kasse führt.
Wenn dies durch Mitarbeiter erfolgt, die nicht zur Familie gehören, verlangt jeder Unternehmer bei Geschäftsschluss Rechenschaft. Es wird ein Kassenabschluss erstellt, das Geld wird gezählt, die Kassenaufzeichnungen werden abgeschlossen. Und das sollte man auch vorlegen können, wenn der Unternehmer oder ein Familienangehöriger die Kasse führt.

Empfehlung: Kassensturz

Ganz egal, wer die Kasse führt: Ein sogenannter Kassensturz sollte täglich erfolgen. Die Kasse wird zum Ende des Geschäftstages abgeschlossen. Das heißt: Das vorhandene Geld wird gezählt, die Richtigkeit der Eintragungen in den Kassenaufzeichnungen wird überprüft und abgestimmt. Ein Kassenzählprotokoll, also die Zusammenstellung des gezählten Geldes, wird zur Beweisvorsorge aufbewahrt. Und dieser Ablauf ergibt sich aus der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation (siehe zum Beispiel Formulierungsvorschlag "Kassensturz"). Bei einer derartigen Gestaltung ist eine Kassennachschau meist sehr schnell beendet und bei einer normalen Außenprüfung erspart man sich viele Fragen des Prüfers.

Fazit: Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringer

Der Nutzen ist groß: So können Steuernachzahlungen, Zinsen und weitere Belastungen ganz oder überwiegend vermieden werden. Diese Vorteile sind nachhaltig und allemal größer als der einmalige Aufwand zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Hinzu kommt eine nachhaltige Steigerung der Unternehmensgewinne aufgrund der mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation eintretenden Optimierung der Geschäftsabläufe. Diese Vorteile ergeben sich auch, wenn es zu keiner Betriebsprüfung kommt und aus dieser Sicht die Erstellung der Verfahrensdokumentation nicht notwendig gewesen wäre.
Oder anders ausgedrückt: Die Vorteile aus der Erstellung einer Verfahrensdomentation sind auch gegeben, wenn keine Betriebsprüfung stattfindet. Sie erhöhen sich aber bei einer Betriebsprüfung durch die Vermeidung der beschriebenen steuerlichen Nachteile.

Letzte Überarbeitung am 15.07.2021
*) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 28.11.2019

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