Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringer

Nach der Verfahrensdokumentation fragt das Finanzamt teilweise schon beim Versand der Prüfungsanordnung

Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Unternehmer vorlegen, wenn ein Betriebsprüfer des Finanzamts zu einer Außenprüfung erscheint. Das ist jedenfals die Anforderung der Finanzverwaltung, für die es jedoch keine gesetzliche Bestimmung gibt. Wenn ein Prüfer in der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel sieht (siehe GoBD Rz 155), kann das teilweise sogar zu unberechtigten, jedenfalls aber vermeidbaren Steuernachzahlungen führen. Hiergegen kann sich der Unternehmer in einem Finanzgerichtsprozess zur Wehr setzen. Neben jahrelanger Rechtsunsicherheit entstehen im Fall des Unterliegens hohe Kosten.   

Eine Kassennachschau erfolgt immer unangekündigt

Zur Kassennachschau erscheinen meistens zwei Amtspersonen und zwar unangekündigt. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation wird fast immer verlangt. Wenn man keine hat, kann das richtig Geld kosten in Form von Steuernachzahlungen. Die Finanzverwaltung geht von einem formellen Fehler aus. Insbesondere Unternehmen mit zahlreichen Bareinnahmen stehen im Fadenkreuz der Prüfer, ganz besonders, wenn der Unternehmer oder ein Familienangehöriger die Kasse führt.
Wenn dies durch Mitarbeiter erfolgt, die nicht zur Familie gehören, verlangt jeder Unternehmer bei Geschäftsschluss Rechenschaft. Es wird ein Kassenabschluss erstellt, das Geld wird gezählt, die Kassenaufzeichnungen werden abgeschlossen.

Empfehlung: Kassensturz

Ein sogenannter Kassensturz sollte täglich erfolgen. Das gilt ganz besonders dann, wenn der Unternehmer oder ein Familienangehöriger die Kassenführung erledigt. Die Kasse wird zum Ende des Geschäftstages abgeschlossen. Das heißt: Das vorhandene Geld wird gezählt, die Richtigkeit der Eintragungen in den Kassenaufzeichnungen wird überprüft und abgestimmt. Ein Kassenzählprotokoll, also die Zusammenstellung des gezählten Geldes, wird zur Beweisvorsorge aufbewahrt. Und dieser Ablauf ergibt sich aus der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation (siehe zum Beispiel Formulierungsvorschlag "Kassensturz"). Bei einer derartigen Gestaltung ist eine Kassennachschau meist sehr schnell beendet und bei einer normalen Betriebsprüfung - Außenprüfung -  erspart man sich viele Fragen des Prüfers.

Eine mündliche Verfahrensdokumentation reicht nicht

Das Gute ist: Jeder Unternehmer hat seine Verfahren geregelt, sonst könnte er sein Geschäft nicht betreiben: Einkauf, Verkauf, Kalkulation, Belege sammeln, Rechnungen erstellen, Rechnungen von Lieferanten prüfen und bezahlen, Buchführung erstellen, Belege zum Steuerberater und vieles mehr, das alles sind Verfahren, die in jedem Unternehmen täglich erledigt werden. Das sind auch die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation.

Wo liegt das Problem? Alles ist mündlich geregelt, vereinzelt gibt es Arbeitsanweisungen, To-do-Listen und dergleichen. Das Finanzamt erkennt solche Regelungen  nicht als Verfahrensdokumentation an.

Viele Unternehmer möchten das beibehalten, weil sie keine andere kostengünstige Lösung erkennen können. Sie beruhigen sich damit, dass es eigentlich ganz gut läuft. Manchmal wird etwas vergessen oder es passieren Fehler. Es kostet halt Geld, wenn das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzt, weil die Umsatzsteuervoranmeldung (zum wiederholten Mal) zu spät abgegeben wurde oder weil eine Rechnung übersehen und so spät bezahlt wurde, dass kein Skontoabzug mehr möglich war. Die Mahngebühren wurden erlassen - aber erst, nachdem der Unternehmer darum gebeten hatte. In der hierfür aufgewendeten Zeit hätte er etwas Nützlicheres tun können. Nun - es läuft ja ganz gut.

Betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation

Durch die eben beschriebenen Pannen sind dem Unternehmen erkennbare Kosten entstanden, die bei einer besseren Organisation vermeidbar waren. Der mit der Beseitung der Folgen erforderliche Aufwand lässt sich überschlägig berechnen: Bei Mitarbeitern im Verwaltungsbereich lassen sich die Personalkosten errechnen  (Gehalt, Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit). Bei kundenorientierten Mitarbeitern besteht der Schaden in dem anteiligen Umsatz, den der Mitarbeiter in der Zeit hätte erzielen können, mindestens jedoch in dem Deckungsbeitrag. Hier ist nicht die Stelle für detaillierte Berechnungen. Es soll nur aufgezeigt werden, dass dem Unternehmen neben den sichtbaren Kosten aus den Fehlern ein weiterer, vermeidbarer Schaden entsteht. 

Hallo liebe Mitarbeiter, die das jetzt lesen: Wir alle wissen, dass Menschen nicht unfehlbar sind. Aber ehrlich: Jeder ärgert sich, wenn er einen Fehler macht. Hier soll nicht Kritik geübt, sondern aufgezeigt werden, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation dazu dienen kann, Fehler zu vermeiden, dem Unternehmen Kosten und Mitarbeitern die Enttäuschung über die eigenen Fehler zu ersparen.

Mit der Verfahrensdokumentation Sand im Getriebe vermeiden

In der Fertigung bemüht man sich um Feinsteuerung von Prozessen, im Einkauf optimiert man die Preise, im Verkauf bemüht man sich um beste gerade noch wettbewerbsfähige Preise. 

Es ist schon fast Tradition: Versuche zur Rationalisierung und zu Kosteneinsparungen in der Verwaltung bleiben ergebnislos. Man ahnt zwar, dass man da Geld und Zeit (gesparte Zeit führt zu mehr Gewinn und damit wieder zu Geld) sparen könnte. Aber keiner will so richtig anfangen.

Erfahrungen zeigen: Verbesserungen erreicht man durch:

  • Genaue Beschreibung des Istzustands. Aus dieser Bestandsaufnahme ergibt sich die erste Version der Verfahrensdokumentation.
  • Feststellung der möglichen Verbesserungen, also der jeweiligen Sollzustände. Hierbei handelt es sich um die von der Finanzverwaltung geforderten Versionierungen. 
  • Verbesserungen zur Behebung von Fehlern sollten kurzfristig umgesetzt werden, umfangreichere Optimierungen kann man gegebenenfalls nach einem Zeitplan abarbeiten.

Die Vorteile der Verfahrensdokumentation

  • Störungsfreie Abläufe in der Verwaltung. Jeder kennt sein Aufgabengebiet. Stellvertreterregelungen bei Krankheit und Urlaub: Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus der Verfahrensdokumentation: Durch eindeutige Beschreibungen ergeben sich viele Vorteile, wie zum Beispiel Zeitersparnis, Fehlervermeidung und streßfreies Arbeiten.
  • Durch Optimierung der Abläufe werden unnötige Doppelarbeiten vermieden. Das gilt insbesonder für Folgeprozesse, hier mit Bespielen im Bereich Einkauf:  Markbeobachtung, Preisfeststellung, Bedarfsfeststellung, Bestellung, Liefertermine, Eingangskontrolle, Liefermengen- und Preiskontrolle, Erfassung im Warenwirtschaftsprogramm, Zahlungsfreigaben, skontogerechte Bezahlung, elektronische Archivierung mit Bereitstellung der Rechnungsdaten für alle Folgeprozesse.
  • Kosten sparen. Die einmalig mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation entstehenden Beratungs-, Beschaffungs- und Einrichtungskosten werden immer sehr zeitnah durch die entstehenden Kosteneinsparungen ausgeglichen und aufgrund der Nachhaltigkeit in der Folge übertroffen.
  • Die erste Bestandsaufnahme schildert den Istzustand und stellt damit die von der Finanzverwaltung geforderte Verfahrensdokumentation dar.
  • Die Schilderung der anzustrebenden Verbesserungen stellen Fortschreibungen der Verfahrensdokumentation dar. Daraus ergeben sich die von der Finanzverwaltung geforderten Versionierungen mit diesen Möglichkeiten:
  • Steuerersparnis 1: Durch die Regelung der Prozesse werden Risiken und Fehler offenbar, die der Finanzverwaltung zu Steuernachforderungen verhelfen.
  • Steuerersparnis 2: Bei Bearbeitung der Verfahrensdokumentation können optimale Steuergestaltungen erkannt und umgesetzt werden.  
  • Steuerersparnis 3: Durch die Vorlage der Verfahrensdokumentation wird ein Formerfordernis zur Vermeidung von Steuernachzahlungen erfüllt.
  • Steuerersparnis 4: Indirekte Ersparnis. Aufgrund der rascheren beanstandungsfreieren Betriebsprüfung tritt immer eine Verminderung des Aufwands im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung ein.

Die Verfahreensdokumentation ist ein Gewinnbringer

Der Nutzen ist groß: So können Steuernachzahlungen, Zinsen und weitere Belastungen ganz oder überwiegend vermieden werden. Diese Vorteile sind nachhaltig und allemal größer als der einmalige Aufwand zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Hinzu kommt eine nachhaltige Steigerung der Unternehmensgewinne aufgrund der mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation eintretenden Optimierung der Geschäftsabläufe. Diese Vorteile ergeben sich auch, wenn keine Betriebsprüfung kommt und aus dieser Sicht die Erstellung der Verfahrensdokumentation nicht notwendig gewesen wäre.
Oder anders ausgedrückt: Die Vorteile aus der Erstellung einer Verfahrensdomentation sind auch gegeben, wenn keine Betriebsprüfung erfolgt. Sie erhöhen sich aber bei einer Betriebsprüfung durch die Vermeidung der beschriebenen steuerlichen Nachteile.

Überarbeitet am 26.10.2020

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