Checkliste Kassen-Nachschau

Eine Kassen-Nachschau erfolgt bei Unternehmen mit Bargeldumsätzen

Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt. Meistens erscheinen zwei Finanzbeamte und erklären, dass sie eine Kassen-Nachschau durchführen möchten. Die gesetzliche Bezeichnung dieser Finanzbeamten ist Amtsträger. Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen werden kann (z. B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises). In der Regel wird aber eine schriftliche Anordnung des Finanzamts zur Durchführung der Kassen-Nachschau übergeben. 

Nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 146b Abgabenordnung) muss der betroffene Unternehmer den Amtsträgern auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen.

Die Finanzbeamten sind erschienen, um Fehler in der Kassenführung zu suchen und, wenn sie welche finden, die sich daraus ergebenden Steuernachzahlungen festzusetzen. Häufig werden erhebliche Zuschätzungen vorgenommen. Diese liegen oft weit über den tatsächlichen Einnahmen des Unternehmens.

Der Gewinn des Unternehmens muss im Unternehmen bleiben und darf nicht durch vermeidbare Steuernachzahlungen an das Finanzamt gehen. 

Dazu bedarf es einer sauberen Organisation der Kassenführung, die durch eine Beschreibung in der Verfahrensdokumentation belegt wird.
Hierzu bieten wir Mustertextvorlagen an
- Sie führen keine Kasse, haben also niemals betriebliche Bareinnahmen und Barausgaben. In diesem Fall gibt es keine Kassennachschau. Mustertextvorlagen zur Beschreibung, auch als Gestaltungshinweis nutzbar: Handkasse  / Unternehmerkasse
- Offene Ladenkasse. Wird vor allem von Händlern auf Wochen-, Weichnachts- und Flohmärkten verwendet. Diese Kassenführung führt oft zu erheblichen Steuernachzahlungen, die sich nur durch eine äußert korrekte Dokumentation der Tageseinnahmen in Form von Kassenberichten vermeiden lassen. Mestertextvorlage: Offene Ladenkasse 
- Kasse mit Papierkassenbuch. Vor allem in Büros trifft man diese Kassenführung in Sekretariaten an. Wenn hier die Eintragung einer Einnahme vergessen wird, steht der Ärger und der Aufwand zur Vermeidung von Zuschätzungen oft in keinem Verhältnis zu dem Sachverhalt. Mustertextvorlage Kasse mit Papierkassenbuch  . Ggf. Keine Kasse führen - siehe oben – .
- Kasse mit elektronischem Kassenbuch. Der Anwender wird durch die Elektronik bei der täglichen Kassenführung untersützt. Mustertextvorlage  kostenfreie Testversion elektronisches Kassenbuchprogramm
- Registrierkasse. Bei Nutzung einer Regsitrierkasse mit TSE Zertifikat wird vor allem geprüft, ob die Kasse ordnungsgemäß betrieben wird. Die Darstellungen in der Verfahrensdokumentation ergeben sich im Wesentlichen aus den Beschreibungen des Kassenlieferanten, die der Unternehmer durch Angaben über seine innerbetriebliche Organisation ergänzen muss. Die Finanzverwaltung wird nach Erstellung entsprechender Software die Daten aus dem Kassensystem auslesen, um sie mit ihren Prüfprogremmen zu untersuchen.  Mustertextvorlage Registrierkasse 
- Gastronomiekasse. Kellnerkasse ist eine weitere Bezeichnung für die speziell für Gastronomiebetriebe entwickelte Kasse. Die Darstellungen in der Verfahrensdokumentation ergeben sich im Wesentlichen aus den Beschreibungen des Kassenlieferanten, die der Unternehmer durch Angaben über seine innerbetriebliche Organisation ergänzen muss. Die Finanzverwaltung wird nach Erstellung entsprechender Software die Daten aus dem Kassensystem auslesen, um sie mit ihren Prüfprogremmen zu untersuchen. Mustertextvorlage Gastronomiekasse
- Automatenkasse. Aufsteller von Bargeldautomaten müssen bei jeder Leerung der Automatenkasse zum Nachweis der Höhe ihrer Einnahmen Kassenberichte erstellen. Zur Vermeidung voin Steuernachzahlungen und dem damit verbundenen Ärger ist eine korrekte Dokumentation erforderlich. Mustertextvorlage Automatenkasse
- Vertrauenskasse. Blumen, Gemüse oder Erdbeeren Selbstbedienung am Acker. Das Behältnis,in das der auf einer Tafel beschriebene Kaufpreis eingeworfen werden soll, wird Vertrauenskasse bezeichnet. Bei jeder Leerung der Vertrauenskasse muss zum Nachweis der Höhe der Einnahmen Kassenberichte erstellt werden. Zur Vermeidung voin Steuernachzahlungen und dem damit verbundenen Ärger ist eine korrekte Dokumentation erforderlich. Mustertextvorlage Vertrauenskasse 

In der kostenfreien Checkliste Kassen-Nachschau werden insbesondere diese Themenbereiche besprochen:

A.     Umgangsregelungen

Der oder die Amtsträger dürfen die Kassen und ihre Handhabung beobachten, Testkäufe durchführen oder in einem Gastronomiebetrieb Testessen zu sich nehmen. Solange sie sich in den öffentlich für Kunden zugänglichen Räumen befinden, müssen sie sich nicht ausweisen.    

Sobald ein Amtsträger der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will oder vom Steuerpflichtigen den Zugang zu elektronischen Aufzeichnungssystemen begehrt oder die Vorlage von Unterlagen, Büchern oder Belegen verlangt, hat er sich auszuweisen. Das gilt auch, wenn die Einsichtnahme in digitale Daten oder deren Übermittlung sowie die Erteilung von Auskünften verlangt wird.

Weitere ausführliche rechtliche Hinweise ergeben sich aus der kostenfreien Checkliste zur Kassen-Nachschau - bitte oben in den Warenkorb legen. Die Checkliste steht sofort nach der Bestellung zum Download bereit.

B.    Von den zahlreichen Prüfungsgebieten sind diese besonders bedeutend

Alle Eintragungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

Die Kasse muss täglich geführt und abgeschlossen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

Auf den Nachweis des täglichen Kassenabschlusses wird meist großer Wert gelegt. Man kann ihn wohl am besten durch einen Kassensturz erbringen.

Die Ergebnisse aus den Testkäufen, Testessen, weiteren Beobachtungen des Unternehmens und die Auswertung von Kontrollmitteilungen bieten weiteren Prüfungsstoff.

C.   Checkliste Kassen-Nachschau für jede Kasse

Beispiel der vielen Arten von Kassen:

Ein kleiner Handwerksbetrieb hat eine Bürokasse, der Landwirt am Ackerrand für seinen Blumenverkauf eine offene Ladenkasse, das Einzelhandelsgeschäft eine oder mehrere Registrierkassen und gegebenenfalls eine Sammelkasse, der Gastronomiebetrieb eine Kellnerkasse oder offene Ladenkasse und andere Unternehmen gegebenenfalls andere Arten von Kassen. Für viele Arten einer Kasse werden in der Checkliste unterschiedliche Abläufe geschildert.

Die in der Checkliste angesprochenen praxisorientierten Formulierungshilfen können zugleich als Basis für die von der Finanzverwaltung geforderte Verfahrensdokumentation und eine Mitarbeiterschulung verwendet werden.

Ein eigenes Kapitel ist der Vorbereitung der Kassen-Nachschau gewidmet.

D.   Möglicher Ablauf der Kassen-Nachschau

Jede Kassen-Nachschau verläuft anders.

In der Checkliste Kassen-Nachschau wird anhand von zahlreichen Beispielen gezeigt, worauf es ankommt, welche Rechte und Pflichten man hat und wie man sich auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten kann. 

Dazu gehört auch die oft gestellte Frage, ob man die Kassenaufzeichnungen am nächsten Tag vornehmen kann.

Nachsatz

Es werden viele nützliche Einzelheiten zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau angesprochen. An vielen Stellen wird auf Gesetzestexte, Anweisungen der Finanzverwaltung und weiterführende Literatur verwiesen. Soweit die in diesem Shop angebotenen Formulierungshilfen weiterführende Informationen beinhalten, wird darauf verwiesen.

Viele Fehler passieren aus Unwissenheit oder es handelt sich um Versehen. Es ist besonders ärgerlich, wenn hieraus Steuernachzahlungen entstehen, die recht einfach und ohne großen Mehraufwand vermieden werden können. 

Die kostenfreie Checkliste Kassen-Nachschau legen Sie bitte oben in den Warenkorb. Sie steht nach der Bestellung sofort zum Download bereit. 

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