Zwölf Vorteile der Verfahrensdokumentation
Es geht um den nachhaltigen Ertrag des Unternehmens.
Wenn der Gewinn der Vorjahre durch Steuernachzahlunen, Steuerzinsen, Bußgelder oder gar Strafen als Folge von Zuschätzungen des Finanzamts verloren geht, kann man von Gewinnabschopfung reden. Das ist legal, auch wenn es - wie schon gehabt - zur Insolvenz des Unternehmens führt.
Bei der Außenprüfung des Finanzamts wird zwar die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangt. Wenn der Unternehmer sie nicht vorlegt, erhöht sich sein Risiko.
Die ersten fünf von zwölf Vorteilen befassen sich mit der Abwehr dieser Folgen. Vor allem aber auch damit, dass bei einer unkomplizierten Außenprüfung das Wohlbefinden und die Gesundheit der Unternehmers und der Beteiligten geschont werden. Wie bedeutend das ist, wissen Praktiker aus der Begleitung von Außenprüfungen!
Bei den nächsten sechs von zwölf Vorteilen geht es um den nachhaltigen Ertrag des Unternehmens, nämlich um die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung. Eine ganz einfache Rechnung soll zeigen, was gemeint ist: Bei einem durchschnittlichen Reingewinnsatz von 15% ist bei nicht erreichten Kosteneinsparung von 7.500 Euro ein Mehrumsatz von 50.000 Euro zum Ausgleich erforderlich.
Da lohnt es sich, anhand der 7 Sachverhalte wirtschaftlich zu arbeiten. Nicht der Umsatz macht es, sondern der Gewinn. Außerdem braucht man kein zustzliches Personal, um Kosten zu sparen - anders als bei Umsatzsteigerungen.
Der zwölfte Vorteil sollte von jedem Unternehmer schon bei Unternehmensgründung bedacht werden. Ein Unternehmen mit einer sehr guten betrieblichen Organisation und einem hohen Ertrag hat einen hohen Unternehmenswert und umgekehrt.
| Tabelle der Zwölf Vorteile der Verfahrensdokumentation | |
| Wesentliche steuerliche Vorteile | |
| Vorteil 1 | Durch die Beseitigung von Formfehlern und steuerschädlichen Abläufen werden Gründe für die zurecht gefürchteten Zuschätzungen und Sicherheitszuschläge vermieden. Diese müssen aus versteuerten Gewinnen bezahlt werden. Das ist Gewinnabschöpfung. |
| Ergebnis | Keine oder weniger Steuernachzahlungen und Vermeidung von Gewinnabschöpfungen. |
| Vorteil 2 | Schnellerer Ablauf der Betriebsprüfung. Der Prüfer erkennt, dass das Rechnungswesen gut organisiert ist und beendet die Prüfung schneller. Jeder Tag Betriebsprüfung kostet Geld. |
| Ergebnis | Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. |
| Vorteil 3 | Der Zeitaufwand und die Kosten für Gegenprüfungen und Gegendarstellungen vermindern sich oder entfallen ganz, da der Prüfer weniger oder keine Beanstandungen hat. |
| Ergebnis | Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. |
| Vorteil 4 | Kein Bußgeldverfahren, kein Steuerstrafverfahren, keine Zwangsgelder etc. Die Betriebsprüfung läuft ruhiger und sachlicher ab. Es ist keine Strafverteidigung erforderlich. |
| Ergebnis | Keine Gewinnabschöpfungen durch Strafen. Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. |
| Vorteil 5 | Das Unternehmen ist durch die Verfahrensdokumentation betriebsprüfungssicherer. |
| Ergebnis | Kein Betriebsprüfungs-Stress. Neben den oben genannten Vorteilen besonders wichtig: Die Gesundheit des Unternehmers und aller Beteiligten wird geschont. |
| Wesentliche betriebswirtschaftliche Vorteile | |
| Vorteil 6 | Bei der Prozessbeschreibung in der Verfahrensdokumentation werden widersprüchliche, umständliche und fehlerbehaftete Abläufe festgestellt und können verbessert werden. |
| Ergebnis | Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen sowie Umsatz- und Produktoptimierungen. |
| Vorteil 7 | Die Vereinheitlichung der Bearbeitung erleichtert Stellvertretungen zum Beispiel bei Urlaub und Krankheit. Und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Aushilfen vereinfacht. |
| Ergebnis | Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen und zufriedene Mitarbeiter. |
| Vorteil 8: | Veränderungen von Prozessen, z.B. Einführung eines neuen Software-Programms, werden in der Verfahrensdokumentation zur fehlerfreien Anpassung und Umsetzung beschrieben. |
| Ergebnis | Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen und Fehlervermeidung bei jeder Umstellung. |
| Vorteil 9 | Durch eindeutige Regelungen werden Bearbeitungsfehler vermieden. |
| Ergebnis | Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen und glückliche Mitarbeiter. |
| Vorteil 10 | Durch Fehlervermeidung weniger (oder keine) Kundenreklamationen. |
| Ergebnis | Ertragssteigerung, zufriedene Kunden und Steigerung des Ansehens des Unternehmens. |
| Vorteil 11 | Wirkungsvolle Vorbereitung auf die ohnehin unvermeidbare weitere Digitalisierung des Unternehmens. Nur eindeutig geregelte Prozesse können erfolgreich digitalisiert werden. |
| Ergebnis | Verminderung des Aufwands bei der Digitalisierung aufgrund der Verfahrensdokumentation. |
| Wesentlicher besonders langfristiger Vorteil | |
| Vorteil 12 | Der Wert des Unternehmens (oft ein wesentlicher Bestandteil der Altersvorsorge des Unternehmers) steigt durch die Regelungen in der Verfahrensdokumentation. Ein Erwerber bewertet das Unternehmen nach Ertragskraft und Zukunftssicherheit. Beide werden durch alle oben beschriebenen Ergebnisse deutlich erhöht. |
| Ergebnis | Steigerung des Unternehmenswertes und der Altersvorsorge des Unternehmers. |
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