Wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt, kann das zu Steuernachzahlungen führen.
Also hat das Finanzamt Vorteile aus der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation.
Umgekehrt hat jeder Unternehmer neben dem Wegfall von Steuernachzahlungen weitere Vorteile, wenn er eine Verfahrensdokumentation erstellt hat und vorlegen kann.
Merksätze:
- Die Verfahrensdokumentation wird nicht für das Finanzamt erstellt.
- Die Verfahrensdokumentation wird zum Nutzen des Unternehmens erstellt.
- Der Nutzen einer Verfahrensdokumentation ist immer gegeben, auch wenn keine Prüfung durch das Finanzamt stattfindet.
- Der Nutzen einer Verfahrensdokumentation erhöht sich deutlich bei jeder Außenprüfung und Kassen-Nachschau.
- Die Beratung der Mandanten bei Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann ein ertragreiches Geschäftsfeld für Steuerberater sein.
- Mandanten haben auch dann noch einen großen Gewinn, wenn Steuerberater ihre Beratungen leistungsgerecht abrechnen.
- Dieser Ertrag kann ggf. durch öffentliche Fördergelder erweitert werden.
Günter Hässel hat seit Jahren das Schwergewicht seiner Arbeit auf die Bereiche Verfahrensdokumentation und Compliance gelegt.
Hierfür gibt es mehrere Gründe:
- Die Verfahrensdokumentation ist das Werkzeug zur Vorbereitung jeder Außenprüfung und Kassen-Nachschau. Fehler im Rechnungswesen können hierbei erkannt und rechtzeitig abgestellt werden, bevor sie bei einer Prüfung zu Steuernachzahlungen führen.
- Durch die Vorlage der Verfahrensdokumentation kann jede Prüfung vereinfacht und entspannt werden. Prüfer suchen erfahrungsgemäß weniger nach Fehlern. Und wenn sie sich von der Einhaltung der Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation überzeugt haben (des complianten Verhaltens) überzeugt haben, beenden sie die Prüfung meist schneller.
- Das führt neben der Vermeidung von Steuernachzahlungen zur Verminderung von Stress, Kosten und Zeitaufwand für Erläuterungen und Gegendarstellungen.
- Und wenn keine Außenprüfung oder Kassen-Nachschau stattfindet, ist die vollständige schriftliche Darstellung aller Geschäftsprozesse eine äußerst wirksame Grundlage für eine ertragsorientierte Unternehmensführung.
- Mit der Verfahrensdokumentation können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) das erreichen, was die Großen schon immer praktizieren: Kosten vermeiden und den Ertrag verbessern durch betriebswirtschaftlich optimierte Unternehmensführung.
- Mitarbeiter begrüßen eine gute Verfahrensdokumentation, weil durch klare Anweisungen Fehler vermieden werden. Nicht erforderliche Fehlerbeseitigungen wirken sich sehr positiv auf das Betriebsklima aus. Das gilt auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Vertretungen bei Krankheit und Urlaub. Auch das dient der Ertragssteigerung.
- Kundenzufriedenheit und Kundentreue werden durch die Regelung der Geschäftsprozesse verbessert. Jede Geschäftsabwicklung wird beschleunigt und vereinfacht. Unternehmen, die das in einer Verfahrensdokumentation berücksichtigt haben, nehmen diesen Zusatznutzen gerne mit und können ggf. Mühen und Kosten für die Gewinnung neuer Kunden vermindern.
- Die betriebswirtschaftliche Beratung der Mandanten durch den Steuerberater kann ein sehr ertragsreiches Geschäftsfeld für beide Seiten sein und den Weg in die ohnehin unvermeidliche Digitalisierung erleichtern.
Alles in allem eine WIN-WIN-Situation für Berater und Mandanten.
Übrigens: Mitglieder von COLLEGA e.V. bekommen 10% Rabatt für sämtliche Mustertextvorlagen zur Verfahrensdokumentation von Günter Hässel.