Gastronomie Pensionen Hotels - Branchenpaket

Hotel oder Pension:

Sie vermeiden Steuernachzahlungen durch eine Verfahrensdokumentation, die je nach Größe des Betriebs auch recht kurz sein kann. Denn Sie übernehmen und ergänzen aus unseren vielfältigen Beschreibungen nur die zutreffenden Textpassagen. Da alles übersichtlich aufgebaut ist, ist das sehr einfach.

Ziel einer Betriebsprüfung

Betriebsprüfer suchen nach Fehlern, die zu Steuernachzahlungen führen. Sie müssen aber auch Sachverhalte zugunsten der Steuerpflichtigen feststellen und berücksichtigen. Ersteres überwiegt, so dass jährlich über 10 Milliarden Euro Steuernachzahlungen aufgrund von Betriebsprüfungen entstehen.

Eine beweiskräftige Tageskasse muss unveränderbar sein

Zwei Dinge sind wichtig. Deren Nichtbeachtung führt immer zu Ärger und oft zu Steuernachzahlungen:

• Die Eintragungen dürfen nicht nachträglich geändert werden können, ohne dass man das feststellen kann. Damit scheidet ein Kassenbuch in der Form eines Tabellenkalkulationsprogramms aus.
• Die Kasse muss täglich bei Geschäftsschluss durch einen Kassensturz abgeschlossen werden. Das heißt, der Kassenbestand muss gezählt und mit dem rechnerischen Kassenbestand abgestimmt werden.

Ein besonderer Schwerpunkt ist daher die Überprüfung der Richtigkeit der Kassenführung. Hier passieren die meisten Fehler und werden die größten Steuernachzahlungen ausgelöst. Es kann ein handschriftliches oder ein elektronisches Kassenbuch geführt werden. Größere Betriebe verwenden Registrierkassen oder andere Kassensysteme.

Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation

Die GoBD^*) schreiben vor, dass jeder Unternehmer – ob groß oder klein – eine Verfahrensdokumentation erstellen muss. Steuerprüfer dürfen daher bei Kassennachschauen und Betriebsprüfungen die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangen. Ein Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann zu erheblichen Nachteilen führen und sogar das Verwerfen der Buchführung zur Folge haben (siehe GoBD Rz155). 

Ausgangsrechnungen

Ihre Ausgangsrechnungen erstellen Sie handschriftlich oder mit einem Fakturierprogramm. Sie achten darauf, dass die Vollständigkeit zum Beispiel durch fortlaufende Rechnungsnummern nachgewiesen werden kann. Soweit sie unterschiedliche Umsatzsteuersätze anwenden müssen, sind die Einzelheiten in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben.

Eingangsrechnungen

Lieferantenrechnungen erhalten Sie per Post oder E-Mail. Sie müssen vor Verlust geschützt und vollständig in der Finanzbuchführung gebucht werden. Das wird in den meisten Fällen durch Ihren Steuerberater erledigt.

Bankkonto

Auf Ihr betriebliches Bankkonto zahlen Sie Geld ein oder heben welches ab – zur Finanzierung Ihrer betrieblichen und privaten Zahlungen.

Systemprüfung

Neben Belegprüfungen wird insbesondere untersucht, ob die zwischen den IT-Systemen voll- oder teilautomatisch ausgetauschten Daten vollständig und richtig übertragen und weiterverarbeitet wurden (Systemprüfung). Hierbei werden die Programmbeschreibung, das Programmierhandbuch und die Bedienungsanleitung für die an dem Datenaustausch beteiligten IT-Systeme herangezogen. Diese sogenannten mitgeltenden Unterlagen sind zusammen mit der Verfahrensdokumentation aufbewahrungspflichtig und bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Wie Sie das alles geregelt haben, beschreiben Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation. Anregungen und Formulierungsvorschläge erhalten Sie in dieser Textvorlage. Wenn Ihre Verfahrensdokumentation den tatsächlichen Abläufen entspricht und Sie sich auch daran halten, haben Sie gute Chancen, die nächste Betriebsprüfung oder Kassennachschau ohne große Beanstandungen und Steuernachzahlungen zu überstehen.

Es lohnt sich

Der Aufwand, sich mit den Einzelheiten im Rahmen der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation zu beschäftigen, lohnt sich mehrfach. Zum einen können erhebliche Steuernachzahlungen vermieden werden. Mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist: Es bietet sich für Sie als Unternehmer die Gelegenheit, zu überprüfen, was Sie gewinnerhöhend verbessern können. Nach dem Motto: Das Bessere ist des Guten Feind.

Fachliche Erläuterung

Neben den Textvorlagen stehen Ihnen als Anwender fachliche Erläuterungen zur Verfügung. Diese enthalten Hinweise und Verlinkungen zu den GoBD^*), Anwendungserlassen der Finanzverwaltung, Literatur und Rechtsprechung. Der Zugang zu den fachlichen Erläuterungen erfolgt über Verlinkungen. Damit bleibt die Verfahrensdokumentation frei von Erläuterungstexten, auf die Sie aber jederzeit über die Verlinkungen zugreifen können. Die Verlinkungen auf die GoBD sind immer auf die zutreffende Randziffer (Beispiel GoBD Rz151) gerichtet. Das erspart langes Suchen.
^*)Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Dieses Paket umfasst 52 Textvorlagen. Sie können es zu dem günstigen Paketpreis von 149,- € erwerben (zzgl. Umsatzsteuer in der jeweiligen gesetzlichen Höhe).

Alle im Paket erhältlichen Textvorlagen könne auch einzeln erworben werden.