Die Kassen-Nachschau
Sehr höflich, aber auch sehr bestimmt sagt einer von den beiden Personen, die in Ihrem Geschäft unangekündigt erschienen sind, dass sie vom Finanzamt kommen und eine Kassen-Nachschau durchführen möchten. In der Regel wird gleichzeitig eine schriftliche Anordnung vorgelegt.
Da Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation oder ein Handbuch für diese Situation erstellt hat. sind Sie sind gut vorbereitet und wissen, was zu tun ist. Sie wissen auch, dass das gesetzlich zulässig ist.
Siehe Fussnote 1
Vorsicht Problemfall
Der Chef ist nicht da, die Unterlagen befinden sich in seinem Büro, zu dem wir keinen Schlüssel haben
Das kann als Verweigerung der Kassen-Nachschau ausgelegt werden und zum sofortigen Übergang zu einer Außenprüfung führen (rechtskräftiges Urteil Finanzgericht (FG) Hamburg vom 30.08.2022 Az. 6 K 47/22).
Testessen und Testkäufe
Es kann sein, dass die beiden oder andere Finanzbeamte in Ihrem Lokal zu einem Testessen oder in Ihrem Geschäft zu einem Testkauf waren. Das dient der Vorbereitung der Kassen-Nachschau und ist gesetzlich zulässig. Es dient insbesondere der Beobachtung der Kassenführung, besonders bei Stornierung von Einkäufen in Geschäften und in Gaststätten der Stornierung von Bestellungen, der Ausstellung von Bewirtungsbelegen und der Behandlung von sog. Straßenverkäufen.
Amtsperson
Die gesetzliche Bezeichnung der Finanzbeamtinnen oder Finanzbeamten ist „Amtspersonen“. Ganz selten kommt nur eine Amtsperson allein, meistens kommen zwei, selten mehr als zwei Personen.
Ausweis
Lassen Sie sich die amtlichen Ausweise zeigen und die schriftliche Anordnung des Finanzamtes zu Durchführung der Kassen-Nachschau vorlegen.
Steuerlicher Berater
Wenn das vereinbart ist, informieren Sie Ihre(n) steuerliche(n) Beraterin oder Berater. Siehe Verfahrensdokumentation oder Handbuch.
Ablauf
Die Amtspersonen werden Sie um die Vorlage der Kassenaufzeichnungen des aktuellen Tages und der Vortage bitten. Diese befinden sich meistens nicht vollsändig im Ladenlokal oder in der Gaststätte, sondern in einem Büro oder der Privatwohnung des Inhabers. Die Prüfer haben das Recht, alle Geschäftsräume und Büros zu betreten, um die Kassen-Nachschau durchführen zu können. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Wenn für die Durchführung der Kassen-Nachschau kein geeigneter betrieblicher Raum verfügbar ist, kann ein Privatraum zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gehört auch die Zugangsräume und Toiletten. Alle anderen Privaträume bleiben tabu.
Kassenbestand des Vortags
Wer eine betriebliche Kasse führt, muss Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet täglich vornehmen (§ 146, Abs. 1 und 2 AO). Täglich ist inzwischen zur gesetzlichen Pflicht geworden. In der Praxis ist der Nachweis hierüber meistens nur durch einen Kassensturz, also einem Abgleich des buchmäßigen Kassenbestands laut Kassenbuch oder Registrierkasse (Sollbestand) und dem gezählten Kassenbestand (Istbestand) möglich. Zweifel über die Höhe des Istbestands werden in der Praxis durch ein Kassenzählprotokoll beseitigt. Alle theoretischen Überlegungen, dass dies nicht erforderlich sei oder nur bilanzierende Unternehmer überhaupt Kassenaufzeichnungen benötigen, mögen zur Verteidigung verunglückter Fälle herangezogen werden. Zur Vermeidung von Schwierigkeiten sind sie in der Praxis meist untauglich.
Die erschienenen Amtspersonen werden anhand der vorgelegten Kassenaufzeichnungen Rückschlüsse darauf ziehen, ob die Kasse täglich geführt wird.
Kassensturz bei der Kassen-Nachschau
Meistens bitten die Amtspersonen um die Durchführung eines aktuellen Kassensturzes – wobei sie das Geld des Unternehmens nicht anfassen. Es wird ihnen vorgezählt.
Siehe Fussnote 2
Problem aus der Praxis
Der Kassenabschluss des Vortags ist nicht fertiggestellt, weil noch einige wenige Belege nicht in das Kassenbuch eingetragen sind. Wenn diese Belege vollständig vorliegen und der unter Berücksichtigung dieser Belege zu ermittelte Buchbestand mit dem Istbestand laut vorliegendem Zählprotokoll des Vortags übereinstimmen, liegt ein zwar formeller Fehler vor. Ob sich hieraus steuerliche Folgerungen ergeben, dürfte zunächst im Ermessen der anwesenden Amtspersonen liegen.
Dringende Empfehlung
Die Kasse sollte täglich bei Geschäftsschluss vollständig abgeschlossen und durch Kassensturz auf ihre Richtigkeit überprüft werden.
Belege
Keine Buchung ohne Beleg. Wenn kein Fremdbeleg vorliegt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Die Eintragung in das Kassenbuch ohne Eigenbeleg wird als formeller Fehler angesehen! Das hat die Rechtsprechung mehrfach als richtig bestätigt. Beispiele für die Vorlagepflicht von Eigenbelegen:
- Sie heben Geld vom betrieblichen Bankkonto ab, um es in die betriebliche Kasse einzulegen. Von der Bank bekommen Sie keinen Beleg. Sie müssen einen Eigenbeleg erstellen
- Sie entnehmen aus der betrieblichen Kasse Geld für private Zwecke. Sie müssen einen Eigenbeleg erstellen
Siehe Fussnoten 3 und 4
Übergang zur Außenprüfung
Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden. Die Anlässe sind je nach Unternehmen verschieden. Unternehmen mit betrieblichen Kassen müssen sich zur Vermeidung von Nachteilen vorbereiten. Nach dem rechtskräftigen Urteil des Finanzgericht (FG) Hamburg vom 30.08.2022 Aktenzeichen 6 K 47/22 ist das jederzeit zulässig.
Wirksame Hilfe bietet die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die zugleich als Handbuch für den Chef und die Mitarbeiter im Fall einer Kassen-Nachschau dienen kann
Im wahrsten Sinn des Worts ist die Verfahrensdokumentation eine Beschreibung der betrieblichen Abläufe, hier der Führung der betrieblichen Kasse(n). Jeder Unternehmer hat das geregelt - es fehlt nur die Dokumentation. Diese führt immer zur Optimierung und Rationalisierung der Abläufe. Sie dient außerdem der Vermeidung von Fehlern.
Fehler führen zu Steuernachzahlungen
Das Finanzamt sucht nach Fehlern, die dann zu Steuernachzahlungen. Es besteht aber die gesetzliche Verpflichtung, auch zu Gunsten der Steuerpflichtigen zu prüfen. Dennoch ergeben sich jährlich Steuernachzahlungen infolge von Außenprüfungen und Nachschauen in Milliardenhöhe.
Die Kassen-Nachschau ohne Beanstandungen
Eine gründliche Vorbereitung und die fachliche Beratung durch steuerliche Berater sind gute Hilfen wie auch die Verwendung von Mustertextvorlagen, weil das Anhaken von Vorlagetexten schneller geht und einfacher ist als selbst zu formulieren und zu schreiben.
Füssnote 1 Checkliste Kassen-Nachschau: Checkliste Kassen-Nachschau | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)
Fussnote 2 Kassensturz Kassenzählprotokoll: Kassensturz, Kassenzählprotokoll, Zählbretter | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)
Fussnote 3 Eigenbeleg Bankabhebung: Eigenbeleg Bankabhebung | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)
Fussnote 4 Eigenbeleg Privatentnahme: Eigenbeleg Privatentnahme/Privateinlage | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)
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