Ertrag steigern durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Einleitung

Die Erfahrun­gen aus vielen Betriebsprüfungen sind in die Textvorlagen für eine Verfahrensdokumentation eingeflossen.

Diese Textvorlagen können einzeln oder als Branchenpakete erworben werden.

Ganz einfach erstellt der Anwender durch Ankreuzen der für sein Unter­nehmen zutreffenden Vorschläge eine passende Verfahrensdokumentation. Umfangreiche Erläuterungen in einer gut verständlichen Sprache helfen bei Rückfragen.

Ziele einer Außenprüfung

Durch moderne IT-Programme können Außenprüfer in kurzer Zeit jede Buchführung untersuchen und hierbei geringste Fehler erkennen.

Das Ziel jeder Außenprüfung ist es, aufgrund von Fehlern Steuernachzahlungen zu generieren. Betriebsprüfungen und Kassennachschauen werden mehr und mehr zu Systemprüfungen.

Die Prüfer des Finanzamtes sind zwar gesetzlich verpflichtet, "zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen" (§ 199 Abs. 1 Abgabenordnung - AO -). Das "zuungunsten" überwiegt, wie sich aus den mehr als 10 Milliarden Euro Mehrsteuern jährlich aufgrund von Außenprüfungen ergibt.  

Was ist der Ertrag einer Unternehmerin - eines Unternehmers?

Ertrag ist, was dem Unternehmer nach Abzug aller Kosten und Steuern verbleibt (Gewinn nach Steuern). Diesen Gewinn nach Steuern kann der Unternehmer für Investionen im Unternehmen oder für außerbetriebliche Zwecke (Privatentnahmen) verwenden. Die Höhe des Ertrags wird im Wesentlichen beeinflusst durch
- die Höhe der Verkaufspreise
- die Höhe der Kosten
- die Höhe der Steuern.
Von diesen Einflussfaktoren werden die Steuerbelastungen häufig nicht oder zu wenig bedacht. Da hilft es nichts, am Jahresende große Aktionen zu starten. Vielmehr muss man sich um die Steuerbelastung wähend des ganzen Jahres genauso kümmern, wie zum Beispiel um die Höhe der Einkaufspreise. Die korrekte Befolgung der Steuergesetze dient zum Steuern-Sparen, wo immer das zulässig ist. Sie dient aber auch zur Vermeidung von Steuerfallen, von denen es leider viel zu viele gibt. Besondere Steuerfallen sind die Steuerunehrlichkeit und der Verdacht der Steuerunehrlichkeit.

Lösung: Es lohnt sich, den Faktor Steuerbelastungen laufend und nicht nur am Jahresende zu beachten. Denn er hat erheblichen Einfluss auf den Ertrag des Unternehmens. 

Beispiele für mögliche Ertragssteigerungen

Unberechtigte Steuernachzahlungen vermeiden

Wenn sich aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung Steuernachzahlungen ergeben, gehen diese in den meisten Fällen zu Lasten des Unternehmens-Ertrags. Das ist dann besonders bitter, wenn aufgrund einer nicht beweiskräftigen Buchführung und Rechnungslegung objektiv unberechtigte Steuernachzahlungen entstehen. Leider kommt das sehr häufig vor. Ursache ist immer, dass durch die Prüfung Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden. Sehr schnell setzt das Finanzamt dann einen sogenannten "Unsicherheitszuschlag" fest und begründet das zum Beispiel damit, dass der Verdacht bestehe, es lägen weitere Unregelmäßigkeiten vor, die Prüfung diese aber aus Zumutbarkeitsgründen nicht finden konnte. Der Unternehmer sei dafür verantwortlich, wenn die Steuerbelastung dadurch höher und nicht niedriger ist, als sie bei ordnungsgemäßer Rechnungslegung wäre. Die Rechtsprechung der Finanzgerichte hat diese Praxis mehrfach bestätigt.

Lösung: Hiergegen können Sie sich durch eine gute Organisation Ihres Rechnungs­wesens wappnen. Beim Erstellen der Verfahrensdokumentation erkennen sie die Schwachstellen. Im Zuge der Bearbeitung, am besten im Zusammenwirken mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, erkennen Sie aber auch richtige und optimale Steuergestaltungen sowie Hinweise zur Vermeidung von steuerlichen Gestaltungsfehlern. Damit betrei­ben sie eine gute Vorsorge für die nächste Betriebsprüfung und vermeiden unberechtigte Steuernachzahlungen.
Zahlreiche Gestaltungsvorschläge finden Sie in den Formulierungsvorschlägen von Günter Hässel Verfahrensdokumentation.

Die Kasse muss täglich geführt und abgestimmt werden

Das ist selbstverständlich, wenn die Kasse von Mitarbeitern geführt wird.
Bei von Unternehmern geführten Kassen wird das dagegen etwas lockerer gehandhabt. Damit ist das Finanzamt nicht einverstanden.
Die Steuerausfälle im Bereich der bargeldinstensiven Betriebe sollen erheblich sein. Daher muss seit 2018 die Kasse täglich geführt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 Abgabeordnung - AO -). "Täglich führen" heißt am Ende eines jeden Geschäftstags den Kassenbestand zählen und mit dem rechnerischen Bestand laut Kassenbuch, Registrierkasse oder anderer Kassenaufzeichnung abstimmen.
Die Nichtbeachtung kann dazu führen, dass die Buchführung verworfen wird und das Finanzamt die Bareinnahmen schätzen kann. 
Das Finanzgericht Hamburg hat eine Zuschätzung zum Umsatz von 5% für richtig angesehen. Und das nur, weil der Unternehmer keine Kasse geführt hatte. (FG Hamburg, Beschluss vom 28.02.2020, Aktenzeichen 2 V 129/19). 

Rechnen Sie: 5% von Ihrem Umsatz. Daraus verlangt das Finanzamt die Umsatzsteuer. Damit aber nicht genug: Die steuerpflichtigen Gewinne werden entsprechend erhöht, um daraus die Gewerbesteuer-, Einkommensteuer oder Körperschaftsteuernachzahlungen zu berechnen. Haben Sie alles zusammengerechnet. Ist das noch vierstellig oder schon fünfstellig oder sogar sechsstellig? Nur weil keine Kasse geführt wurde. Ähnlich verhält es sich, wenn die Kasse nicht täglich abgeschlossen wird.

Lösung 1: Das arbeitstägliche Führen und Abschließen der Kasse verusacht zwar einen Zeitaufwand, der zunächst hoch sein mag, aber aufgrund der Einarbeitung und zunehmenden Erfahrung abnimmt. Im Hinblick auf die durchaus realistische Gefahr erheblicher Steuernachzahlung läßt sich durch deren Vermeidung ein respektabler kalkulatorischer Stundensatz für das Führen der Kasse errechnen.
Lösung 2: Wenn niemals (wirklich niemals) betriebliche Bareinnahmen vorkommen und die kleinen Ausgaben zum Beispiel vom Unternehmer ausgelegt und dann über die Bank erstattet oder gleich unbar bezahlt werden, kann das Führen einer Kasse mit all den verbundenen Tücken wegfallen.

Zu beiden Lösungsansätzen unterstützt Sie Günter Hässel Verfahrensdokumentation durch mehr als 20 Formulierungsvorschläge zur Kassenführung.

Kosten senken

Die Erstellung einer Papierrechnung kostet bis zu 15 Euro, eine elektronisch erstellte Rechnung dagegen nur etwa 5 Euro. Hierbei geht es nicht um Strom für den Drucker, Kosten für Papier und Toner. Es geht um Personalkosten - und wenn Sie als Kleinunternehmer die Rechnung selbst erstellen um Ihre Zeit, neben der Gesundheit Ihr kostbarstes Gut.
Die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung der Prozesse in Ihrem Unternehmen. In diesem Beispiel beschreiben Sie also, wie Sie Ihre Ausgangsrechnungen erstellen, versenden und abheften. Damit ist es aber nicht getan: Sie beschreiben weiter, wie Sie den Zahlungseingang überwachen, wie das Mahnwesen geregelt ist und wie die Rechnungsdaten in die Finanzbuchführung übernommen werden.
Gerne wüssten Sie, welche Kunden Ihre Hauptumsatzträger sind und welche Deckungsbeiträge sie erbringen. Sicher können Sie diese Kennziffern ermitteln. Aber wie viel Zeit kostet Sie die Bearbeitung? Das müsste doch alles einfacher, schneller und kostengünstiger zu erledigen sein?

Lösung: Weg vom Papier - hin zur elektronischen Bearbeitung. Weg von Insellösungen - hin zu integrierten Lösungen. Als größten Vorteil der Digitalisierung streben Sie die hohen Auskunfts- und Informationsmöglickeiten an.
Diese Bestrebungen dienen dazu, den Ertrag Ihres Unternehmens zu steigern. Deshalb lohnen sich die Mühe und die Kosten!
Wertvolle Anregungen und Hinweise bekommen Sie von den Formulierungsvorschlägen der Günter Hässel Verfahrendokumentation.

Hinweis: Diese betriebswirtschatlichen Komponenten stehen in vollem Einklang mit den oben beschriebenen steuerlichen Überlegungen. Wenn sie vollständig und richtig in der Verfahrensdokumentation beschrieben sind, versteht sie auch der Prüfer des Finanzamtes. Er wird sie daraufhin überprüfen, ob sie zu steuerlich korrekten Ergebnissen führen. Das spricht für die Verwendung von eingeführten Standard-Softwareprogrammen. 

Betriebswirtschaft auch für kleinste Unternehmen

Als Cashcow bezeichnet man Geschäftssparten, die erheblich zum Gewinn des Unternehmens beitragen. Das sind die Produkte oder Dienstleistungen, die das Kerngeschäft ausmachen. Sie bedürfen der besonderen Pflege, weniger rentable Sparten muss man fördern oder, wenn sie nicht aus anderen Gründen für das Unternehmen nützlich sind, gegebenenfalls nicht mehr betreiben.
Das ist alles sehr leicht gesagt. Zuerst muss man wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen in diesem Sinn rentabel, also förderungswürdig sind und welche weniger oder gar nicht.
Für größere Unternehmen ist es selbstverständlich, die gesamte Geschäftspolitik nach diesen Grundsätzen auszurichten. Bei kleineren Unternehmen besteht hier ein nicht geringer Nacholbedarf.

Lösung: Bei Umstellungen von herkömmlichen, meist Papier orientierten Abäufen in die digitale Welt empfiehlt es sich, nach integrierten Lösungen zu suchen, die von der Materialwirtschaft und Mitarbeiterplanung über die Fakturierung und Buchhaltung bis zu bedarfsgerechten betriebswirtschaftlichen Auswertungren reichen.

Günter Hässel Verfahrensdokumentation erweitert das Angebot laufend um allgemein einsatzbare Lösungen und steht bei Rückfragen gerne zur Verfügung. 

Sie sind zunächst nur an der Erstellung einer Verfahrensdokumentation interessiert: 

Auch in diesem Fällen wirkt sich die Verwendung der Formulierungsvorschläge von Günter Hässel Verfahrensdokumentation positiv auf den Ertrag Ihres Unternehmens aus.

Lösung: Sie können die zahlreichen vorformulierten Szenarien verwenden und gegebenenfalls ergänzen. Vorschläge, die nicht auf Ihr Unternehmen zutreffen, löschen Sie. Das spart Zeit und Kosten. Wesentich ist, dass Sie sofort anfangen können.

Nähere Informationen mit weiterführenden Links finden Sie auf der Startseite von https://haessel-verfahrensdokumentation.shop 

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