Dienstleister E-Werke - Branchenpaket

E-Werke:

Dieses Branchenpaket erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, deren Umfang durch die Größe Ihres Betriebs bestimmt wird. Sie übernehmen aus den vielfältigen Beschreibungen nur die zutreffenden Textpassagen und ergänzen sie bedarfsgerecht. Das ist sehr einfach, da alles übersichtlich strukturiert ist.

Es geht nicht ohne Verfahrensdokumentation

Der Betriebsprüfer entscheidet, ob aufgrund einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit so beeinträchtigt ist, dass ein formeller Mangel vorliegt, der sogar zum Verwerfen der Buchführung führen kann (siehe GoBD Rz155). Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist für jeden Unternehmer – ob groß oder klein – vorgeschrieben.

Jeder Betriebsprüfer sucht nach Fehlern, die zu Steuernachzahlungen führen. Er muss aber auch Feststellungen zugunsten der Steuerpflichtigen berücksichtigen. Dennoch ergeben sich jährlich über 10 Milliarden Euro Steuernachzahlungen durch Betriebsprüfungen.

Ist eine Verfahrensdokumentation rentabel?

Ja, denn der Aufwand ist geringer als der Ertrag. Sie sparen Steuern bei der nächsten Betriebsprüfung!  

Sie haben alles schon geregelt, sonst könnte Ihr Unternehmen nicht laufen. Teilweise gibt es schriftliche Arbeits- oder Organisationsanweisungen. Vieles hat sich aus dem Tagesgeschehen ergeben. Das alles schreiben Sie nieder – es ist die Basis für Ihre Verfahrensdokumentation. Aus den Anregungen und Formulierungsvorschlagen in unseren Textvorlagen ergeben sich wertvolle Hilfen. Und an unserer Gliederung können Sie sich orientieren. Wenn Ihre Verfahrensdokumentation den tatsächlichen Abläufen entspricht und Sie sich auch daran halten, haben Sie gute Chancen, die nächste Betriebsprüfung ohne große Beanstandungen zu überstehen.

Der Aufwand, sich mit den Einzelheiten im Rahmen der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation zu beschäftigen, lohnt sich mehrfach. Zum einen besteht die Chance, die nächste Betriebsprüfung gut zu überstehen und Steuernachzahlungen zu vermeiden. Mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist: Es bietet sich für Sie als Unternehmer die Gelegenheit, zu überprüfen, was Sie gewinnerhöhend verbessern können. Nach dem Motto: Das Bessere ist des Guten Feind.

Verfahrensdokumentation nach dem Stromsteuergesetz

Die für Ihr Unternehmen zuständige Hauptzollverwaltung überprüft, wie die Anforderung an die Aufzeichnungen nach dem Stromsteuergesetz beachtet wurden. Hierzu gehören insbesondere die Beschreibung

• der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiteen der Mitarbeiter
• der Aufzeichnungen nach den Bestimmungen des Stromsteuergesetzes und der Verordnung zur Durchführung des Stromsteuergesetzes
• der Erstelung der Stromsteueranmeldungen un der Bezahlung der Stromsteuer
• die Übernahme der Aufzeichnungen und Daten nach dem Stromsteuergesetz in die Finanzbuchführung und den Jahresabschluss des Unternehmens
• die Berücksichtigung dieser Daten im Internen Kontrollsystem (IKS)
• über die Aufbewahrung der Unterlagen. 

Diese Textvorlage beinhaltet wesentliche Fromulierungsvorschläge für die Beschreibung des Bereichs "Verfahrensdokumentation für das Stromsteuergesetz" innerhalb der gesamten Verfahrensdokumentation.

Bareinnahmen

E-Werke kommen an der Führung einer Kasse meist nicht vorbei. Hierbei wird überwiegend ein Papierkassenbuch zur Aufzeichnung der Bareinnahmen und -ausgaben verwendet. Zur Beschreibung der formellen Anforderungen an die Führung einer Kasse enthält diese Textvorlage praxisnahe Forumlierungsvorschläge. Für Fälle einer anderen Art der Kassenaufzeichnungen -  zum Beispiel elektronisch0es Kassenbuch  - stehen weitere Fromulierungshilfen zur Verfügung (siehe https://taxos-software.de/einzelne-textvorlagen/nach-themen/kasse/).

Hinweis: Wenn Sie auch nur ganz selten Betriebseinnahmen durch Barzahlung haben, kann das Finanzamt die Führung und Vorlage eines Kassenbuchs verlangen. 

Ausgangsrechnungen

Die Beschreibung, wie Sie die Rechungen an Ihre Kunden erstellen, ist eine wichtiger Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Aufgrund der fortschreitenden Digitaliserung werden hierfür zunehmend elektronische Rechnungsprogramme verwendet. In dieser Textvorlage wird beschrieben, wie die Programmbeschreibungen, die Bedinerhandbücher und die Programmierbeschreibungen des jeweiligen Softwareanbieters in die Verfahrensdokumentation einbezogen werden können. Aber auch zu Ausgangsrechnungen, die Sie mit Papier oder in anderer Weise erstellen, geben unsere Ihnen Textvorlagen wertvolle Anregungen und Formulierungsvorschläge..

Systemprüfung

Als Belege überwiegend in Papierform erstellt wurden, fanden sogenannte Belegprüfungen statt. Das hat sich aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung verändert. Im Rahmen von Systemprüfungen wird insbesondere untersucht, ob die zwischen den IT-Systemen voll- oder teilautomatisch ausgetauschten Daten vollständig und richtig übertragen und weiterverarbeitet wurden. Dazu ist es notwendig, die Programmbeschreibung, das Programmierhandbuch und die Bedienungsanleitung für die an dem Datenaustausch beteiligten IT-Systeme zu berücksichtigen. Diese sogenannten mitgeltenden Unterlagen sind zusammen mit der Verfahrensdokumentation aufbewahrungspflichtig und bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Zu den erforderlichen Angaben in der Verfahrensdokumentation finden Sie in unseren Textvorlagen Anregungen und Formulierungsvorschläge.

Erläuterungen

Neben den Textvorlagen stehen Ihnen als Anwender fachliche Erläuterungen zur Verfügung. Diese enthalten Hinweise und Verlinkungen zu den GoBD^*), Anwendungserlassen der Finanzverwaltung, Literatur und Rechtsprechung. Der Zugang zu den fachlichen Erläuterungen erfolgt über Verlinkungen. Damit bleibt die Verfahrensdokumentation frei von Erläuterungstexten, auf die Sie aber jederzeit über die Verlinkungen zugreifen können. Die Verlinkungen auf die GoBD sind immer auf die zutreffende Randziffer (Beispiel GoBD Rz151) gerichtet. Das erspart langes Suchen.
^*)Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Dieses Branchen-Paket für E-Werke umfasst 37 Textvorlagen. Sie können es zu dem günstigen Paketpreis von 199,- € erwerben (zzgl. Umsatzsteuer in der jeweiligen gesetzlichen Höhe).

Alle im Paket erhältlichen Textvorlagen könne auch einzeln erworben werden.

Stromsteuer - Generalzolldirektion

Die Generalzolldirektion hat im Oktober 2018 eine "Hilfestellung Verfahrensdokumentation Stromsteuer" auf ihrer Homepage veröffentlicht. Die hier vorgestellte Textvorlage orientiert sich an an dieser Vorgabe.