Branchenpaket für Friseur-, Kosmetik-, Massage- und Fußpflege-Salons, Nagel-Studios, Therapie-Praxis

Inhaber oder Betreiber eines derartigen oder eines ähnlichen Dienstleistungsbetriebs gehören zu den sogenannten bargeldintensiven Unternehmen

Es können jederzeit ohne Vorankündigung Prüfer des Finanzamts zu einer Kassen-Nachschau erscheinen. Anders ist es bei einer Außenprüfung (Betriebsprüfung). Diese muss angekündigt werden. Der Prüfungsschwerpunkt ist bei allen bargeldintensiven Betrieben die Kassenführung. Immer besteht der Verdacht, dass in einem vom Unternehmer oder Familienangehörigen geführten Betrieb Bargeldeinnahmen nicht vollständig angegeben werden. Diesen Verdacht kann man nur durch die Einhaltung ganz bestimmter Formvorschriften entkräften. Dazu gehört auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Vorlage im Fall einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung.

Durch die Vorlage einer Verfahrensdokumentation kann man sich viel Ärger, Zeit- und Geldaufwand ersparen und das Risiko von Steuernachzahlungen vermeiden oder vermindern. Das Hauptaugenmerk der Prüfung liegt oft deshalb auf der Kassenführung, weil aus diesem Prüffeld sehr hohe Steuernachzahlungen generiert werden können.

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann zu erheblichen Nachteilen und sogar zum Verwerfen der Buchführung führen (siehe GoBD Rz155). Das kann dann eine sogenannte Vollschätzung nach sich ziehen.

Die Ursache von Steuernachzahlungen sind vor allem formelle Fehler

Steuernachzahlungen lassen sich vermeiden durch die Einhaltung der Regeln. Hierbei helfen die Anregungen und Formulierungsvorschläge in unseren Textvorlagen.

Betriebsprüfer suchen nach Fehlern. Sie müssen aber auch Fehler zu Ihren Gunsten der geprüften Unternehmer feststellen und berücksichtigen. Allerdings: Jährlich entstehen weit über 10 Milliarden Euro Steuernachzahlungen, weil die Fehler zum Nachteil der Unternehmer überwiegen.

Bei vielen Betriebsprüfungen kommt es oft zu erheblichen, manchmal auch ungerechtfertigt hohen Steuernachzahlungen, weil.insbesondere bei formellen Fehlern die Annahme der Prüfung nicht widerlegt werden kann, der eine festgestellte Fehler sei öfter aufgetreten. Das führt dann zu den sogenannten (Un)sicherheitszuschlägen.  

Steuernachzahlungen können gerade für kleine Unternehmer existenzgefährdend sein, insbesondere weil sie meist über keine Reserven verfügen. Hierauf wird selten Rücksicht genommen.

Investieren Sie jeden Tag etwas Zeit in Ihre betriebliche Organisation und halten Sie die Regeln ein. Es lohnt sich.

Hilfe bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation

Dieses Branchenpaket erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die je nach Größe des Betriebs auch recht kurz sein kann. Denn Sie übernehmen und ergänzen aus den vielfältigen Beschreibungen nur die zutreffenden Textpassagen. Das ist sehr einfach, da alles übersichtlich strukturiert ist.

Die Tageskasse

Die erste Regel ist: Sie müssen an jedem Geschäftstag einen vollständigen und ordnungsgemäßen täglichen Kassenabschluss erstellen.

Unternehmer, die eine "TSE-zertifizierte Registriekasse" vewenden und die Vorgaben des Herstellers beachten, müssen grundsätzlich mit keinen oder wenig Beanstandungen rechnen.

Wird dagegen eine Kasse in Form einer Schublage, einer Geldkassette der ähnlich betrieben, werden an die Beweiskraft sehr hohe Anforderungen gestellt. Da dem jeweiligen Unternehmer die Kunden persönlich bekannt sind, besteht Einzelaufzeichnungspflicht. Jede Einnahme muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet im Kassenbuch erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Sart 1 Abgabenordnung –AO –). Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Nr. 2 AO). Streit gibt es mit den Prüfern sehr oft zu der Frage, ob die Kasse wirklich täglich bei Geschäftsschluss abgeschossen wurde. Dazu ist es erforderlich, am Ende eines jeden Tages einen Kassensturz durchzuführen. Der Nachweis hierzu wird bei einer Kassen-Nachschau durch den Kassenabschluss des Vortags geführt. Im Fall einer Außenprüfung muss er nach Jahren durch die Vorlage beweiskräftiger Unterlagen geführt werden. Welche das sind und wie man sie erstellt und aufbewahrt, ergibt sich aus den Mustertextvorlagen von Günter Hässel.  

Zur Eintragung der einzelnen Einnahmen kann ein Papierkassenbuch oder ein elektronisches Kassenbuch verwendet werden. Ein mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstelltes Kassenbuch muss ausscheiden, weil dort die Daten nachträglich verändert werden können. Das erkennt das Finanzamt nicht an. Da Einzelaufzeichnungspflicht besteht, scheidet auch eine Kassenführung durch "offene Ladenkasse" aus.

In diesem Branchenpaket finden Sie mehrere Textvorlagen zum Bereich Kasse, aus denen Sie wertvolle Anregungen und Formulierungsvorschläge für Ihre Verfahrensdokumentation entnehmen können.

Bank

Für Angaben über die Erledigungen Ihrer Bankgeschäfte finden Sie eine Formulierungshilfe. 

Lieferantenrechnungen

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, sind Sie auch berechtigt, die Ihnen in Rechnung gestellten Vorsteuern von Ihrer Umsatzsteuer- (Mehrwertsteuer-) Schuld abzuziehen oder vom Finanzamt erstatten zu lassen. Hierzu müssen Sie bestimmte Regeln einhalten. Das wird in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben.

Rechnungen an Ihre Kunden oder Patienten

Sie beschreiben in Ihrer Verfahrensdokumentation, wie Sie Ihre Ausgangsrechnungen erstellen. Das Finanzamt stellt hier formale Anforderungen, die Sie beachten müssen.

Heilberufe

Wenn Sie einem Heilberuf angehören, beschreiben Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation, wie Sie die für Sie geltenden steuerlichen Regeln einhalten. Holen Sie hierzu Rat bei Ihrem/Ihrer Steuerberater(in) ein.

Mitgeltende Unterlagen

In unseren Textvorlagen für eine GoBD Verfahrensdokumentation bekommen Sie wertvolle Anregungen und Formulierungsvorschläge zu den angesprochenen Bereichen. Das gilt auch für den immer häufiger vorkommenden IT-Einsatz, in dem Daten zwischen den Programmen voll- oder teilautomatisch ausgetauscht werden. Die Funktionen der hierbei verwendeten IT-Schnittstellen müssen unter Bezugnahme auf die Programmbeschreibung, das Programmierhandbuch und die Bedienungsanleitung der Anbieter der IT-Systeme beschrieben werden. Diese Anregungen und Formulierungsvorschläge finden Sie im Bereich mitgeltende Unterlagen.

Lohnt sich eine Verfahrensdokumentation?

Der Aufwand, sich mit den Einzelheiten im Rahmen der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation zu beschäftigen, lohnt sich mehrfach. Zum einen können erhebliche Steuernachzahlungen vermieden werden. Mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist: Es bietet sich für Sie als Unternehmer die Gelegenheit, zu überprüfen, was Sie gewinnerhöhend verbessern können. Nach dem Motto: Das Bessere ist des Guten Feind. 

Erläuterungen zur Verfahrensdokumentation

Zu jeder Textvorlage stehen Ihnen Verlinkungen zu unseren fachlichen Erläuterungen  und zu den GoBD^*), Anwendungserlassen der Finanzverwaltung, Literatur und Rechtsprechung zur Verfügung. So bleibt die Verfahrensdokumentation frei von Erläuterungstexten, Sie können aber jederzeit über die Verlinkungen auf die fachlichen Erläuterungen zugreifen. Bei den Verlinkungen auf die GoBD wird immer die zutreffende Randziffer (Beispiel GoBD Rz151) angezeigt. Dadurch entfällt langes Suchen.
^*)Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Dieses Branchen-Paket für Dienstleister an Menschen umfasst 46 Textvorlagen. Sie können es zu dem günstigen Paketpreis von 99,- € erwerben (zzgl. Umsatzsteuer in der jeweiligen gesetzlichen Höhe).

Alle im Paket erhältlichen Textvorlagen können auch einzeln erworben werden.

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