Jeder Unternehmer wird die E-Rechnung in zwei Anwendungsbereichen bearbeiten und nutzen
- als Rechnungsersteller
- als Rechnungsempfänger
Denn: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt unweigerlich zum 01.01.2025.
Also: Grundsätzliches Ende der Papierrechnung und der Rechnung per einfacher E-Mail.
Der Unternehmer als Rechnungsersteller
Jedes aktuelle Fakturierprogramm erstellt in Zukunft E-Rechnungen (wie der Name sagt) als elektronische Rechnung, zum Beispiel im Format ZUGFerd, also als Datei Format PDF A3. Das ist ein für Menschen lesbares PDF-Dokument, in das eine für Maschinen lesbare XML-Datei eigebettet ist. Diese ist für eine elktronische Weiterverarbeitung und Weitergabe an die Finanzbehörden (bei Außenprüfungen und Nachschauen) bestimmt.
Unternehmer als Rechnungsempfänger
Empfangene Rechnungen im Formar PDF A3 sind, wie erwähnt, für Menschen lesbar. Das ist für die Rechnungsprüfung wichtig, die wohl noch eine längere Zeit ananlog erfolgen dürfte. Die eingebettete XML-Datei ermöglicht jede maschinelle Weiterverarbeitung und damit zum Beispiel auch die künftige maschinelle Rechnungsprüfung.
Ordnung des Rechnungseingangs
Papierrechnungen erreichen den Adressaten mit Postzustellung oder in anderer Weise durch Übergabe zwischen Menschen.
Beispiel: Eingang von E-Rechnungen im Outlook-Postfach (Abbildung 1)
E-Rechnungen werden nach herrschender Meinung in nächster Zeit überwiegend durch E-Mail-Anhang im Format PDF A3 übermittelt werden.
Um eine odnungsgemäße Weiterverarbeitung und Archivierung zu ermöglichen, sollte in Outlook ein eigenes Postfach, wie z.B. "Rechnungseingang E-Rechnungen" eingerichtet werden. Teilen Sie allen Unternehmern, von denen Sie E-Rechnungen erwarten, dieses Outlook-Postfach mit. Es empfiehlt sich ein Hinweis, dass es Voraussetzung für die fristgerechte Bezahlung der Rechnungen ist, dass diese E-Mail Adresse für die Zusendung von E-Rechnungen verwendet wird.
Beispiel: Eingang von E-Rechnungen in anderer Weise
Wenn in Ihrem Unternehmen eine andere Organisation zum Empfang von E-Rechnungen eingerichtet ist, empfiehlt es sich, Ihre Geschäftsfreunde hierüber zu informieren. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihren EDV-Betreuer.
Diese Infomation Ihrer Geschäftsfreunde muss spätestens am 01.01.2025 erledigt sein, damit Sie E-Mails im richtigen Format erhalten.
Unsere Empfehlung:
Durch vorzeitige, möglichst sofortige Information Ihrer Geschäftsfreunde können Sie den Übergang zur E-Rechnung deutlich erleichtern. Also Stress vermeiden!
Abbildung
Abbildung 1
Aus dem Kanzleiverwaltungsprogram "COLLEGA-Kanzlei Plus" | https://HSC-software.de
Kennzeichnung E-Rechnung in Outlook
Durch das eindeutige Merkmal "r" kann die E-Rechnung von anderen E-Mails unterschieden werden.