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        <name>Taxos Software GmbH</name>
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    <title>Blog / Atom Feed</title>
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    <updated>2026-04-05T09:04:34+02:00</updated>
    
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            <title type="text">E-Rechnung Kunden und Lieferanten vorbereiten: Einfacher Tipp zum 01.01.2025</title>
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                                            Jeder Unternehmer braucht die einfache Lösung am 01.01.2025
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                  Jeder Unternehmer wird die E-Rechnung in zwei Anwendungsbereichen bearbeiten und nutzen   - als Rechnungsersteller   - als Rechnungsempfänger  
  Denn: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt unweigerlich zum 01.01.2025. Also: Grundsätzliches Ende der Papierrechnung und der Rechnung per einfacher E-Mail.  
   Der Unternehmer als Rechnungsersteller  Jedes aktuelle Fakturierprogramm erstellt in Zukunft E-Rechnungen (wie der Name sagt) als elektronische Rechnung, zum Beispiel im  Format ZUGFerd, also als Datei &amp;nbsp; Format PDF A3. &amp;nbsp; Das ist ein für Menschen lesbares PDF-Dokument, in das eine für Maschinen lesbare XML-Datei eigebettet ist. Diese ist für eine elktronische Weiterverarbeitung und Weitergabe an die Finanzbehörden (bei Außenprüfungen und Nachschauen) bestimmt. 
  Unternehmer als Rechnungsempfänger  Empfangene Rechnungen im Formar PDF A3 sind, wie erwähnt, für Menschen lesbar. Das ist für die Rechnungsprüfung wichtig, die wohl noch eine längere Zeit ananlog erfolgen dürfte. Die eingebettete XML-Datei ermöglicht jede maschinelle Weiterverarbeitung und damit zum Beispiel auch die künftige maschinelle Rechnungsprüfung. 
  Ordnung des Rechnungseingangs Papierrechnungen  erreichen den Adressaten mit Postzustellung oder in anderer Weise durch Übergabe zwischen Menschen.   Beispiel: Eingang von E-Rechnungen im Outlook-Postfach  (Abbildung 1)  E-Rechnungen  werden nach herrschender Meinung in nächster Zeit überwiegend durch  E-Mail-Anhang  im Format PDF A3 übermittelt werden. Um eine odnungsgemäße Weiterverarbeitung und Archivierung zu ermöglichen, sollte in Outlook ein eigenes Postfach, wie z.B. &quot;Rechnungseingang E-Rechnungen&quot; eingerichtet werden. Teilen Sie allen Unternehmern, von denen Sie E-Rechnungen erwarten, dieses Outlook-Postfach mit. Es empfiehlt sich ein Hinweis, dass es Voraussetzung für die fristgerechte Bezahlung der Rechnungen ist, dass diese E-Mail Adresse für die Zusendung von E-Rechnungen verwendet wird. 
  Beispiel: Eingang von E-Rechnungen in anderer Weise  Wenn in  Ihrem Unternehmen eine andere Organisation zum Empfang von E-Rechnungen  eingerichtet ist, empfiehlt es sich, Ihre Geschäftsfreunde hierüber zu informieren. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihren EDV-Betreuer.&amp;nbsp; 
  Diese Infomation Ihrer Geschäftsfreunde muss spätestens am 01.01.2025 erledigt sein, damit Sie E-Mails im richtigen Format erhalten.  
  Unsere Empfehlung:  Durch vorzeitige, möglichst sofortige Information Ihrer Geschäftsfreunde&amp;nbsp; können Sie den Übergang zur E-Rechnung deutlich erleichtern. Also Stress vermeiden!   
 &amp;nbsp; 
  Abbildung  
   Abbildung 1 Aus dem Kanzleiverwaltungsprogram &quot;COLLEGA-Kanzlei Plus&quot; |  https://HSC-software.de &amp;nbsp; Kennzeichnung E-Rechnung in Outlook Durch das eindeutige Merkmal &quot;r&quot; kann die E-Rechnung von anderen E-Mails unterschieden werden.   
  &amp;nbsp;  
 &amp;nbsp; 
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                            <updated>2024-10-23T10:00:00+02:00</updated>
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            <title type="text">E-Rechnung, Verfahrensdokumentation, GoBD 2024 und weitere interessante Themen</title>
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                                            Tagesordnung 155. COLLEGA-TAG 29.11.2024 von COLLEGA e.V.
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                <![CDATA[
                 21. Oktober 2024 
  Einladung zum 155. COLLEGA-TAG   am   Freitag  , 29.November 2024 , 13:00 Uhr bis 19:00 Uhr Eden Hotel Wolff Arnulfstraße 4 | 80335 München (am Hauptbahnhof) S- und U-Bahn Haltestelle Hauptbahnhof | Parkgaragen in unmittelbarer Nähe 
  Tagesordnung:   13:00 Uhr &amp;nbsp;&amp;nbsp; Günter   Hässel WP/StB/RB(RAK), 1. Vorsitzender COLLEGA e.V.  Begrüßung  13.10 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Sascha Bozenhardt,   Private Akademie zur Förderung der betrieblichen Altersversorgung  GmbH &amp;amp; Co. KG  Aktuelle Themen zur betrieblichen Altersversorgung   13:40 Uhr &amp;nbsp;&amp;nbsp;   Dr. Ingo Gerber , Key Account Manager  bfd ─ buchholz-fachinformationsdienst gmbh   Neue Mehrwerte auf dem Fachmedien-Portal von bfd   14:10 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Milomir und Dominik Mikulovic,  &amp;nbsp;Geschäftsführer  Data-Security GmbH ,  Datenschutz in der Kanzlei - Microsoft 365 und Lösungen im Bereich Künstliche Intelligenz   14:40 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Marco Scherer, WP/StB   Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten von Kollegen bei zugesichertem Mandantenschutz   15:00Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; PAUSE wir servieren Kaffee und Kuchen   15:30 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Danny Ebel, Rechtsökonom (VWA), I.B.E. Institut für betriebliches Entgeltmanagement  Beratung von Mandanten von Steuerberatern-Rechtsanwälten bei Fragen zum betrieblichen Entgeltmanagement–nicht Lohnoptimierung  16:00 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Günter   Hässel WP/StB/RB(RAK),   Andrea Köchling , Sachgebietsleiterin nicht in amtlicher Eigenschaft   Neue Fassung der GoBD 2024, Synopse zu den GoBD 2019   16:20 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Dr. Thomas Späth   StB, Vorstand COLLEGA e.V.   ChatGPT in der Steuerberatung: Zwei Jahre zwischen Hype und Realität   16:50 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Lisa Wagner   DATEV eG,   Günter   Hässel&amp;nbsp; und  Dipl.-Kfm .  Michael Kötz   HSC Hard- und Software Consulting GmbH,   E-Rechnung ZUGFeRD Einführung zum 01.01.2025 und Übergangsfristen bis 01.01.2027   18:15 Uhr&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Kurt Hengsberger   vBP/StB/RB, 2. Vorsitzender COLLEGA e.V.   Der Aktuelle Block.  Tagesaktuelle zivil- und steuerrechtliche Themen und Neuigkeiten mit Diskussion.  Dr.  Gerhard  Lang  und  Angela Schöffel,  &amp;nbsp; Öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige  stehen bei Fragen zur Verfügung&amp;nbsp; 
 Die Teilnahme ist kostenfrei. Anmeldung bitte bis 12.11.2024. Bereits erfolgte Anmeldungen sind registriert. Änderungen vorbehalten.  Anmeldung  
 Kanzlei Stempel: _________________________________________________________________________&amp;nbsp; 
 Teilnehmer(in) Vor- und Zuname: ____________________________________________________________&amp;nbsp; 
 Teilnehmer(in) Vor- und Zuname: ____________________________________________________________&amp;nbsp; 
 Teilnehmer(in) Vor- und Zuname: ____________________________________________________________&amp;nbsp; 
  Teilnahme am Abendessen: ___Personen  
  Anmeldung an &amp;nbsp; FAX: &amp;nbsp;&amp;nbsp;08709/922333 &amp;nbsp;oder&amp;nbsp; E-Mail:&amp;nbsp; &amp;nbsp;   Info@collega.de   Es kann  fotografiert  werden. Bitte, informieren Sie die Tagungsleitung oder Fotografen, wenn Sie nicht abgebildet werden möchten. 
  Unsere Referenten und ihre Themen:  Wieder sind es hochaktuelle Themen, über die unsere Referenten berichten. Die Tagungsunterlagen werden nach dem COLLEGA-TAG auf unserer Homepage mit den Kontaktdaten der Referenten für die Dauer von einem Jahr veröffentlicht. 
   Günter Hässel   stellt Ihnen eine neue,  eine junge und spritzige COLLEGA vor.  Wir sind bisher in sich geschlossen und sind nicht nach außen aufgetreten. Das soll geändert werden: Unseren Mitgliedern steht unsere Plattform „Steuerberater Zirkel“ zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung. Beispiele sind die heutigen Referate von StB/WP Scherer und Danny Ebel. Wir fragen Sie: Wie gefällt Ihnen das? Möchten Sie mit COLLEGA in den sozialen Medien vertreten sein? Linkedin, Instagram, Facebook? Oder soll COLLEGA sich mit Ihnen an der Aktion der DATEV, BStBK und DStV anschließen: Link „ Steuer deine Karriere - Lern Steuerfachangestellte/r “ – Sie entscheiden – wir organisieren! Für Mitglieder, die nicht mit COLLEGA e.V. so auftreten möchten,  besteht – wie bisher – absolute Vertraulichkeit.  Sie können sich das eine unbegrenzte Zeit anschauen und ggf. später umsteigen.  Entscheidungen erfolgen bei einer Mitgliederversammlung im Frühjahr 2025  
   Sascha Bozenhardt    Thema:  Betriebsrentenstärkungsgesetz II - Betriebliche Altersversorgung als Chance für klein- und mittelständische Unternehmen!   Dr. Ingo Gerber   Informationen zur automatisierten Literatursuche  Thema: Immer auf dem Laufenden mit bfd  - Gezielt informieren lassen statt langwierig suchen - Weiterbildung in volle Terminkalender integrieren - Schnelle Recherche für den aktuellen Mandanten-Vorgang   Milomir und Dominik Mikulovic   DATA Security GmbH ist Premium Softwarepartner der DATEV und bietet Lösungen für Geldwäscheprävention, Datenschutzmanagement, Verfahrensdokumentation und Hinweisgeberschutz an.  Thema:  Datenschutz in der Kanzlei - Microsoft 365 und Lösungen im Bereich Künstliche Intelligenz   Dr. Thomas Späth    Thema:  ChatGPT in der Steuerberatung: Zwei Jahre zwischen Hype und Realität   Lisa Wagner, DATEV eG, Günter Hässel WP, StB, RB (RAK), Dipl. Kfm. Michael Kötz, HSC-Software GmbH    Thema: E-Rechnung  (ZUGFeRD und andere) Einführung zum 01.01.2025 und Übergangsfristen bis 01.01.2027   Marko Scherer WP/StB    Thema:  Phantomlohn in der täglichen Abrechnungspraxis und bei der Sozialversicherungsprüfung   Danny Ebel Rechtsökonom    Thema:  Optimierte Neueinstellung, wie kann ich mithilfe des EStG gezielt und gesteuert meinen Fachkräftebedarf decken und wie mache ich mich als Arbeitgeber sichtbar am regionalen Arbeitsmarkt   Andrea Köchling,    Sachgebietsleiterin, nicht in amtlicher Eigenschaft   Thema:  Vorstellung des ersten Lernkartenspiels zu den GoBD   Kurt Hengsberger   weist im  aktuellen Block  auf aktuelle Themen sowie zivil- und steuerrechtliche Neuigkeiten hin.   Dr. Gerhard Lang und Angela Schöffel,   Öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige stehen bei Fragen zur Verfügung &amp;nbsp;  
 Im Anschluss treffen wir uns zum Erfahrungsaustausch und Gespräch beim  gemeinsamen Abendessen  
  Die teilnehmenden Firmen stehen auch nach dem COLLEGA-TAG zur Verfügung:  
  Private Akademie  zur Förderung der betrieblichen Altersversorgung GmbH &amp;amp; Co KG, Schlosshof 4, 82229 Seefeld T. 08152/9830,  www.pa-bav.de .  Betriebliche Altersversorgung   bfd buchholz-Fachinformationsdienst GmbH  Rodweg 1, 66450 Bexbach T. 0 68 26 / 93 43-0,&amp;nbsp;  www.bfd.de .  Fachliteratur Rechercheportal   Marko Scherer WP/StB  T. 06461 / 9522-0.  www.gehaltvoll.de ,  Lohn- und Gehaltsberechnung   Danny Ebel,  Marienstraße 14-16, 8033 München T. 0173/1941859,   https://calendly.com/dannyebel  ,,  All-In-One Benefitportal   DATA Security GmbH,  Carl-Jordan-Straße 14, 83059 Kolbermoor T. 08031/2300100,  https://data-security.one ,  Datenschutz, Geldwäscheprävention, Verfahrensdokumentation nach GoBD   Dr. Thomas Späth,  Steuerberater. Kontaktdaten auf Anfrage bei COLLEGA,  Künstliche Intelligenz, Tax Data Analytics   Dr. Lang &amp;amp; Schöffel PartG mbB,  Bruderwöhrdstraße 29, 93055 Regensburg T. 0941/900362, https://www.verkehrswert-gutachten.de  HSC Hard und Software Consulting , Obstland Str. 48, 04668 Grimma/Dürrweitzschen T. 034386/5020,  https://hsc-software.de ,  Fibu, E-Kassenbuch, Lohn- und Gehalt, Leistungserfassung, Auftragsverwaltung, E-Rechnung  Günter Hässel, WP/StB/RB(RAK) Kontaktdaten auf Anfrage bei COLLEGA,  Checklisten&amp;nbsp;und&amp;nbsp;Mustervorlagen zur Verfahrensdokumentation nach GoBD    GoBD neue Fassung14.03.2024 SYNOPSE zu GoBD 2019   
 Veranstalter COLLEGA Verband für EDV und Kanzleiorganisation für Angehörige der steuer- und rechtsberatenden sowie wirtschaftsprüfenden Berufe e.V. Holzhäuseln 37 | 84172 Buch am Erlbach | Telefon 08709/92230 | Fax 08709/922333 |&amp;nbsp; info@collega.de &amp;nbsp;|&amp;nbsp; www.collega.de &amp;nbsp;| AG Landshut Nr. 1077 Vorstand: Günter Hässel (1.Vors.), Kurt Hengsberger (2.Vors.), Andreas L. Huber (Schatzmeister) Dr. Peter Küffner, Brigitte Obermeier, Karl Ramminger, Dr. Thomas Späth 
 &amp;nbsp; 
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                            <updated>2024-10-21T10:00:00+02:00</updated>
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            <title type="text">GoBD-2024 Synopse zu GoBD 28.11.2019</title>
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                                            Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 11.03.2024 eine Neufassung der GoBD veröffentlicht.
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            <content type="html">
                <![CDATA[
                 Das Was wurde den geändert? 
 Anwort gibt unsere Synopse der GoBD 2024 mit der bisherigen Fassung vom 11.03.2024. 
  Die GoBD 2024 gelten ab 01.04.2024.  
  Link zur Synopse:  Link   
  Hinweis auf die zum 01.04.2024 in Kraft getretene die Änderungen der GoBD   Diese Änderungen in den GoBD2024 vom 11.03.2024 haben wohl die größten Auswirkungen seit Bestehen der GoBD:   Die Verfahrensdokumentation beruht nicht mehr nur auf einer Verwaltungsanweisung, sondern erlangt künftig faktisch Gesetzes-Qualität.   Die Verfahrensdokumentation wird weiter wie bisher als Text – z.B. in Word – erstellt. Das nach §146, Abs. 6 Satz 2 Abgabenordnung bestehende Recht auf Datenträgerüberlassung soll nach GoBD 2024 in der Überlassung eines „maschinell lesbaren und auswertbaren Format[s] zur Auswertung“ in Form des Z3-Zugriffs zur Norm werden (siehe GOBD-2024 vom 11.03.2024 Randnummer 14 &amp;nbsp;   Link   ).   Der Prüfungszeitraum beträgt in der Regel 3 Jahre, die Prüfung beginnt meist 2 Jahre danach. Wer jetzt noch keine Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann bei Außenprüfungen für die vergangenen fünf Jahre keine Verfahrensdokumentation vorlegen. Prüfer halten sich in solchen Fällen bisher meist an die Anweisungen in Rz. 155 GoBD    Link   .   Die Änderungen – auch durch Einführung der E-Rechnung – kann man als neue Werkzeuge der Finanzverwaltung bezeichnen, die (noch) härteres Vorgehen bei Außenprüfungen und Nachschauen, insbesondere bei bargeldintensive Unternehmen, befürchten lassen (siehe auch Blog mit Hinweisen zu den Änderungen    Link   ).   Jetzt eine Verfahrensdokumentation zu erstellen oder zu aktualisieren, sichert das Auftreten bei Betriebsprüfungen für die Gegenwart und Zukunft. Ob daraus Beschreibungen für vergangene Jahre abgeleitet werden können, muss am besten mit Steuerberater besprochen werden (siehe auch Mustertextvorlage Verfahrensdokumentation versionieren    Link   ).   Unsere Mustertextvorlagen werden kurzfrisitg an die Neuerungen angepasst.   Kontaktadresse für Rückfragen:&amp;nbsp; Kontaktformular | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)   
  Die Verfahrensdokumentation kann über diesen  Link  aufgerufen werden.  
 &amp;nbsp; 
                ]]>
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                            <updated>2024-05-05T12:00:00+02:00</updated>
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            <title type="text">Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau</title>
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                <![CDATA[
                
                                            Merkblatt Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
                                        ]]>
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            <content type="html">
                <![CDATA[
                  Merkblatt&amp;nbsp;„Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau“  
 Günter Hässel 
  Einleitung  
 In diesem Merkblatt werden Hinweise zu dem schwierigen Thema Kassenführung gegeben, weil es bei Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen immer noch und immer wieder zur Feststellung von Fehlern kommt. Das wird von den Prüfern zur Generierung von vermeidbaren Zuschätzungen, Steuernachzahlungen und teilweise Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung verwendet. Das ist zulässig, wenn es der Gesetzeslag entspricht, was zum Leidwesen der Betroffenen sehr oft vorkommt. 
 Die Beschreibung ist trocken und kann auch als unfreundlich empfunden werden. Das ist leider dem schwierigen Thema geschuldet. 
 Die Finanzverwaltung strebt im Rahmen der Digitalisierung die elektronische Überwachung der Unternehmen an. Wenn TSE zertifizierte Kassensysteme vorliegen und vorschriftsmäßig genutzt werden, kann Unternehmer(in) auch mit bargeldintensivem Betrieb eine Kassen-Nachschau und Außenprüfung im Bereich Kasse meist ohne besondere Weiterungen überstehen. 
 Ein TSE zertifiziertes Kassenssystem passt aber nicht immer und da wird dann vom Finanzamt genau geprüft, ob bei dem jeweils verwendeten System die zahlreichen Formvorschriften eingehalten worden sind. Leider ergeben sich in diesen Fällen oft erhebliche Steuernachforderungen. 
 Die häufigsten der unzähligen Beanstandungen werden nachfolgend beschrieben.&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;,&amp;nbsp; &amp;nbsp; 
  Bitte beachten: &amp;nbsp;Unter diesem Hinweis wird in diesem Merkblatt auf besondere  Probleme oder Fallen  aufmerksam gemacht. 
 Der Autor wünscht eine nutzbringende Lektüre und steht für Rückfragen gerne über  info@taxos-software.de/kontakt  Verfügung. 
  Das Gesetz  &amp;nbsp;  
 Die gesetzliche Grundlage für die Kassen-Nachschau ist der mit Wirkung ab 01.01.2018 geltende §&amp;nbsp;146b der Abgabenordnung (AO).&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
  Ablauf der Kassen-Nachschau &amp;nbsp; 
 Die Prüfer des Finanzamts kommen unangemeldet. 
 Die Prüfer zeigen ihre Dienstausweise und legen meist eine schriftliche Anordnung des Finanzamts zur Durchführung der Kassen-Nachschau vor. 
 Beides muss vom Unternehmer oder seinem Beauftragten auf Richtigkeit geprüft werden. Wenn sich die Namen der Prüfer nicht aus der Prüfunganordnung (die beim Unternehmer verbleibt) ergeben, sollte man sie sich notieren. So kann man die Prüfer unter Namensnennung ansprechen. Es empfiehlt sich, immer höflich zu bleiben. 
 Die von einer Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben den mit der Prüfung betrauten Finanzbeamten auf Verlangen insbesondere Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen (siehe § 146b Abs. 2 AO). Das bezieht sich auch auf elektronische Unterlagen und Bücher, den sogenannten Z3 Zugriff.&amp;nbsp; 
 Im Rahmen der Prüfung wird grundsätzlich untersucht, ob die Kasse fehlerfrei  täglich  geführt wird. 
 Die Prüfer sind immer gut vorbereitet. Oft sind Unternehmer überrascht, welche Kenntnisse die Prüfer über das Unternehmen haben.&amp;nbsp; 
  Testkäufe, Testessen (Gaststäten), Testfahrten (Taxisunternehmen) &amp;nbsp; 
 Es ist zulässig, dass Finanzbeamte unerkannt und ohne darauf hinzuweisen, Testkäufe, Testessen oder Testfahrten (oft längere Zeit vor einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung) unternehmen. Sie dürfen die Geschäftsabläufe unerkannt beobachten, soweit dies über die übliche Beobachtung durch einen Kunden nicht hinausgeht. 
  Bitte beachten:  Dazu gehört wohl auch, dass Bestellungen in Restaurants storniert oder verändert werden oder dass bei der Bezahlung das vorhandene Geld nicht reicht, um die ausgesuchten oder bestellten Waren vollständig zu bezahlen. Es soll das Verhalten des Kassiers beobachtet werden. Kassenzettel (Bons) und Bewirtungsbelege (in der Gastronomie) werden verlangt mitgenommen. Wenn sie fehlerhaft sind, wird dies bei der Kassen-Nachschau oder Außenprüfung ausgewertet. Es gibt außerdem zahlreiche Prüfungsschwerpunkte, die sehr oft zu Beanstandungen und in der Folge Steuernachzahlungen führen. Hierzu gehören bespielsweise -&amp;nbsp;Wird die Kasse an jedem Geschäftstag beweiskräftig abgeschlossen? -&amp;nbsp;Ist für jede Buchung ein Beleg vorhanden? Eigenbeleg, wenn kein Fremdbeleg vorliegt? -&amp;nbsp;Ist für die Stornierung einer Bestellung (Gastronomie) oder eines Einkaufs die Zustimmung eines Vorgesetzten erforderlich? - Wie wird das dokumentiert und nachgewiesen?&amp;nbsp; 
  Schlecht oder gar nicht vorbereitete Unternehmer &amp;nbsp; 
 Da stehen plötzlich mindestens zwei Beamte des Finanzamt im Geschäft oder in der Gaststätte und wollen nicht wie alle Kunden bedient werden. Da bleibt dem Unternehmer oder den anwesenden Mitarbeitern kurzfristig die Luft weg. Denn sind die meisten nicht vorbereitet. 
 Dieses Merkblatt soll Ihnen helfen, wenn Sie sich auf eine Kassen-Nachschau oder Außneprüfung vorbereiten möchten. 
  Das Problem der Unternehmer  &amp;nbsp;  Eine unordentliche Kassenführung und viele Formfehler, aber auch viele kleine menschliche Fehler – wem passieren sie nicht? – werden durch Prüfungen des Finanzamts festgestellt. Sie bekommen auch Hinweise, wie Sie Fehler berichtigen können. 
 Das Finanzamt kann bei festgestellten Fehlern je nach Sachlage schätzen oder zu einer ordentlichen Außenprüfung übergehen. Das kann Ärger, Abwehrkosten und vor allem Steuernachzahlungen zur Folge haben. Spätestens jetzt sollten Sie Ihre(n) Steuerberater(in) informieren und zuziehen. 
  Bitte beachten:  Hohe Kassenbestände über eine längeren Zeitraum wirken unglaubwürdig - auch deshalb, weil die Kasse täglich mit einem Kassensturz abgeschlossen werden soll. Dieses Ordnungskriterium kann durch hohe Kassenbestände in Frage gestellt werden.&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
  Die Lösungen für alle Unternehmer ist beispielsweise die  Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die auch als Handbuch für die Mitarbeiter verwendet werden kann. Man kann sie für die Schulung und Vorbereitung der Mitarbeiter und als Nachschlagewerk für eine geordnete Bearbeitung der Ablaufe verwenden. Dadurch können Fehler vermieden werden, die bei eine Kassen-Nachschau oder Außenprüfung Ärger bereiten können. 
 Die für die Kassenführung acht gebräuchlichsten Arten von Kassen werden in diesem Merkblatt besprochen. Es wird auf Mustertextvorlagen zur Beschreibung der Organisation der Kasse verwiesen. Sie sparen dadurch sehr viel Zeit und erhöhen die Rechtssicherheit. Fachleute haben die wesentlichen in der Praxis vorkommenden Varianten durchdacht und beschrieben.&amp;nbsp; 
  Bitte beachten: &amp;nbsp;Das Kopieren und Abschreiben ist einfacher und geht schneller als alles selbst zu formulieren.&amp;nbsp; 
  Die Vorteile einer Verfahrensdokumentation sind insbesondere:  -&amp;nbsp;Sie können den Prüfern eine Verfahrensdokumentation vorlegen. Meist wird danach gefragt. - Das erleichtert den&amp;nbsp; Ablauf der Prüfung und vermindert das oft zu beobachtende Misstrauen der Prüfer. -&amp;nbsp;Bei der Auswahl aus den zahlreichen Vorschlägen bekommen Sie Anregungen zur Verbesserung Ihrer Organisation. - Bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation durchdenken Sie die Abläufe und können sie optimieren. -&amp;nbsp;Durch konsequente Befolgung der selbst geschaffenen Organisation vermeiden Sie und Ihre Mitarbeiter Fehler. -&amp;nbsp;Je weniger Fehler passieren, umso weniger haben Prüfer zu beanstanden und können die Prüfung schneller beenden. -&amp;nbsp;Sie sparen Zeit (und damit Geld) bei der täglichen Arbeit. Das kommt Ihnen auch dann zugute,wenn keine Prüfung kommt. -&amp;nbsp;Sie können erkennen und entscheiden, ob Sie überhaupt eine Kasse führen müssen. - Die wirtschaftlich günstigste Variante ist manchmal, keine Kasse zu führen. Näheres wird unten bei &quot;keine Bareinnahmen&quot; erläutert. 
  Die unterschiedlichen Arten von Kassen  &amp;nbsp;  Es gibt große Unterschiede bei den Organisationsformen der Unternehmen, insbesondere bei der Kassenführung. 
  1.&amp;nbsp;Keine Bareinnahmen  
 Oft werden Kassenaufzeichnungen geführt, obwohl im Unternehmen keine Bareinnahmen vorkommen. Man sollte prüfen und mit dem(r) steuerlichen Berater(in) klären, ob man solchen Fällen die Kasse abschaffen kann. Wenn man dagegen ein Kassenbuch weiterführt und die Kasse durch Bankabhebungen oder Privateinlagen bei Bedaf auffüllt, muss man die Formvorschriften beachten. Die gewählte Lösung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.. 
  Bitte beachten: &quot; Niemals Bareinnahmen&quot; sollte ausnahmslos eingehalten werden. Wenn also ein Kunde eine Rechnung bar bezahlen möchte, schicken Sie ihn zur Bank, um das Geld auf ihr Konto einzubezahlen. Oder bitten Sie ihn, den Betrag zu überweisen. Oder bieten Sie ihm an, den Betrag per Lastschrift über die Bank einzuziehen. Wenn Sie einmal Bargeld annehmen, besteht selbst dann, wenn Sie es sofort bei Ihrer Bank einzahlen, das Risiko, dass bei einer Prüfung angenommen wird, das sei öfter vorgekommen. In einem solchen Fall helfen Ihre Versicherungen meistens nicht. Ein Prüfer muss auch nicht weiter suchen, sondern kann wegen dieser Unsicherheit die nach seiner Ansicht fehlenden Einnahmen schätzen. 
 Das ist leider sehr oft die Realität bei vielen Prüfungen. 
 Die andere Realität ist leider, dass man das Geld von schlechten Zahlern lieber sofort in Empfang nimmt, weil man es sonst unter Umständen nicht bekommt. Man muss im Einzelfall entscheiden. Die Risiken sind beschrieben. 
 Es hängt allerdings auch vom jeweiligen Einzelfall ab, ob durch die Vorlage weiterer Dokumente und Beweismittel – hierzu könnte auch eine eidesstattliche Erklärung gehören – die notwendige Beweiskraft ausreichend erbracht werden kann. 
  Bitte beachten:  Es ist zu empfehlen, ab sofort eindeutige Regelungen zu schaffen, um für die  Zukunft  Beanstandungen möglichst zu vermeiden. Bei verunglückten Fällen aus der  Vergangenheit  sollte man immer alles versuchen, um eine Schätzung zu vermeiden. Fragen Sie Ihre(n) Steuerberater(in) oder andere Fachleute. 
 Ggf. kann man die unter Textziffer&amp;nbsp;5 beschriebene Kassenführung verwenden. 
  Lösung:  Obwohl es in Ihrem Unternehmen niemals Bareinnahmen gibt, können betriebliche Bar-Ausgaben vorkommen (Kaffee, Porto, Trinkgelder etc.), die als Betriebsausgaben geltend gemacht werden müssen. Auch hier gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Sofern die empfangenen Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie die Vorsteuern geltend machen, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt werden. 
 Sie brauchen aber eine Beschreibung der Abläufe in der Verfahrensdokumentation, um bei einer Prüfung Ihr Bemühen für eine korrekte Erledigung zu dokumentieren. Und Ihre Mitarbeiter und Sie vermeiden Fehler, wenn die selbstgeschaffenen Organisationsstrukturen eingehalten werden. 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Handkasse   Unternehmerkasse  
  2.&amp;nbsp;Offene Ladenkasse &amp;nbsp; Bei Volksfesten, Weihnachtsmärkten, Jahrmärkten und ähnlichen Veranstaltungen werden immer noch sogenannte offene Ladenkassen verwendet. Das ist nur dann zulässig, wenn kein anderes Kassensystem genutzt wird.    
  Bitte beachten:  Der Kassenführung in der Form der offenen Ladenkasse wird bei Prüfungen stets ein hohes Misstrauen engegen gebracht. Es ergeben sich sehr oft Zuschätzungen. 
  Bitte beachten:  Bei Geschäftsschluss wird aus der offenen Ladenkasse die Summe des während des Geschäftstages vereinnahmten Gelder entnommen. Die Verwendung muss sich vollständig aus dem Kassenbericht ergeben, der als Nachweis dient. Sofern das Geld in eine andere Kasse eingelegt wird, ist ein Eigenbeleg für den Geldtransfer zu erstellen. Sofern das Geld während des Tages (z.B. bei Abschöpfung) oder bei Geschäftsschluss in eine Sammelkasse eigelegt wird, ist für die Sammelkasse ein Kassenbuch zu führen (siehe Textziffern 5, 6, 7, 8).&amp;nbsp; 
 Zu deren Vermeidung oder (teilweiser) Entschärfung sollten die Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Das dient auch der Vermeidung von Fehlern im täglichen Geschäftsablauf aufgrund der Beschäftigung mit der Problematik. 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Offene Ladenkasse   Kassenbericht   Kassensturz - Kassenzählprotokoll   Eigenbeleg Geldtransfer  
  3.&amp;nbsp;Vertrauenskasse  Selbstgeschnittene Blumen, selbstgepflückte Erdbeeren etc. werden durch Einwurf des Geldbetrags in ein Kistchen oder eine Schachtel (Kasse) am Ackerrand bezahlt. Diese Art der Bezahlung bezeichnet man als Vertrauenskasse. 
 Die Grundsätze der offenen Ladenkasse sind entsprechend anzuwenden. Die Abläufe sollten in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 
 Auch diese Fälle können ohne Steuernachzahlungen überstanden werden, wenn die Abläufe der (oft nicht täglichen) Leerungen der Kassen nach einheitlichen, in einer Verfahrensdokumentation beschriebenen Regeln, erfolgen.&amp;nbsp; 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Vertrauenskasse   Offene Ladenkasse   Kassenbericht   Kassensturz - Kassenzählprotokoll &amp;nbsp; 
  4.&amp;nbsp;Automatenkassen  Zum Beispiel Zigarettenautomaten wurden aus außersteuerlichen Gründen vom Bargeldeinwurf zur Bezahlung mit EC-Karte oder ähnlich umgestellt. Nach diesen Umstellungen ergeben sich die Umsätze aus den Bankbuchungen. 
 Soweit Automaten durch Bargeldeinwurf betrieben werden, sind die Grundsätze der offenen Ladenkasse entsprechend anzuwenden. Die Abläufe sollten in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Vertrauenskasse   Offene Ladenkasse   Kassenbericht   Automatenkasse   Kassensturz - Kassenzählprotokoll &amp;nbsp; 
  5.&amp;nbsp;Durchschreibekassenbuch (Papier) und kleine Geldkassette  In kleineren Kanzleien, Handwerksbetrieben und anderen Unternehmen sind Bargeldgeschäfte oft nicht vermeidbar. Daher scheidet die oben bei Textziffer&amp;nbsp;1 beschriebene Lösung aus. 
 Bei der hier beschriebenen Kassenführung wird das Bargeld des Unternehmens zum Beispiel in einer Geldkassette aufbewahrt, die sich in der Obhut einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters befindet, die oder der auch das Durchschreibekassenbuch führt. 
 Bei Unterstützung durch eine(n) steuerliche(n) Berater(in) werden die heraustrennbaren ersten Seiten des Kassenbuchs und die Belege meist an die Steuerkanzlei (elektronisch und immer seltener in Papierform) weitergegeben, die festgebundenen zweiten Seiten müssen unverändert im Buch verbleiben und dürfen auch bei Schreib- oder sonstigen Fehlern nicht herausgetrennt werden. 
 Die Abläufe sollten in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 
  Bitte beachten:&amp;nbsp; Das tägliche Führen des Kassenbuch und der tägliche Kassenabschluss werden gefordert. Eine Nichtbeachtung wird häufig als formaler Fehler betrachtet. Ob sich hieraus Folgerungen (Verwerfen der Buchführung wegen eines Formfehlers mit Zuschätzungen) ergeben, hängt von vielen individuellen Einzelheiten ab. Ist aber schon vorgekommen. 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Durchschreibekassenbuch   Kassensturz - Kassenzählprotokoll &amp;nbsp; 
  6. Elektronisches Kassenbuch  In Betrieben verschiedenster Größe und aller Art werden inzwischen elektronische Kassenbücher geführt. Das Bargeld wird meist wie bei Textziffer 5 beschrieben verwaltet. Wenn der Unternehmer bei Führung der Finanzbuchführung durch eine(n) steuerliche(n) Berater(in) unterstützt wird, ist zu unterscheiden, ob dieser(m) die Kassenbelege (als Papier oder elektronisch) überlassen werden oder nicht. 
 Bei Erledigung der Kassenaufzeichnungen in einer Registrierkasse siehe Textziffer 7. Die Abläufe sollten in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 
 In der Regel wird mit dem elektronischen Kassen-Programm ein Modul zur Erstellung eines Kassenzählprotokolls mit Kassensturz angeboten. Das Programm überprüft, ob der Istbestand mit dem Sollbestand übereinstimmt. Die Einzelheiten ergeben sich aus den System- und Programmbeschreibungen und dem Beidernehandbuch, auf die in der Verfahrensdokumentation verwiesen werden sollte.&amp;nbsp; 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Kassenbuch online Belege zum Steuerberater   Kassenbuch online keine Belege zum Steuerberater  soweit nicht im Programm enthalten:&amp;nbsp; Kassensturz - Kassenzählprotokoll  &amp;nbsp;  
  7. Registrierkasse  Beim Einsatz von Registrierkassen wird von den Prüfern des Finanzamt untersucht, ob der Unternehmer oder die Mitarbeiter eine Möglichkeit haben, die Einnahmen zu manipulieren. Wenn das möglich ist, können drastische Strafen drohen. Wie bei einem bekannten Münchner Gastronomen, der zu einer mehrjährigen Gefängnisstrafe wegen solcher Manipulationen verurteilt wurde.&amp;nbsp; 
 Die Beschreibung der Abläufe in der Verfahrensdokumentation erfolgt unter Verwendung der System- und Programmbeschreibungen sowie des Bedienrhandbuchs des Anbieters der Registrierkasse, für die ein sogenanntes TSE-Zertifikat vorliegen muss. Wenn in diesen Fällen die Vorgaben der Finanzverwaltung, insbesondere der Kassensicherungsverordnung (KassSichV) und der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) eingehalten werden, kann man jeder Kassen-Nachschau und Außenprüfung in Ruhe entgegen sehen. 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Registrierkasse &amp;nbsp; 
  8. Sammelkasse  Bei der Verwendung einer oder mehrerer Registrierkassen wird das vereinnahmte Bargeld während des Geschäftstages teilweise entnommen (abgeschöpft) und unmittelbar auf ein betriebliches Bankkonto einbezahlt. Oder es wird zunächst im Unternehmen, meist im Büro, in einer weiteren Kasse (Sammelkasse) verwahrt und von dort weiter verwendet. Für jede Sammelkasse  muss  ein Kassenbuch geführt werden (zum Beispiel wie bei Textziffern 5 und 6 beschrieben). Für die Transaktionen (Geldverkehr) zwischen den einzelnen Kassen und Banken  müssen  Eigenbelege erstellt werden. Sofern der Unternehmer Bargeld aus der Kasse entnimmt (zum Beispiel für private Zwecke (Privatentnahmen) oder in eine Kasse einlegt (Privateinlage),  muss  hierfür in jedem Fall ein Eigenbeleg erstellt wurden &amp;nbsp;(Grundsatz keine Buchung ohne Beleg). 
 Bei der Verwendung einer oder mehrerer offener Ladenkassen wird der Gesamtbetrag des während des Geschäftstages eingenommen Bargeldes in einem Betrag entnommen. Wenn das Geld in eine Sammelkasse eingelegt wird, muss für die Sammelkasse ein Kassenbuch (zum Beispiel wie bei Textziffern 5 und 6 beschrieben) geführt werden.&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Sammelkasse   Eigenbeleg Geldtransfer   Eigenbeleg Privatentnahmen/Privateinlagen &amp;nbsp; 
  9. Privateinlagen  
 Jede Privateinlage weckt das Misstrauen der Prüfer bei Kassen-Nachschauen und auch bei Außenprüfungen. Es besteht immer der Verdacht, dass die Geldbeträge aus unterdrückten Umsätzen stammen. Daher sollten Privateinlagen mit Nachweisen über die Mittelherkunft versehen werden. So können Zuschätzungen und viel Ärger vermieden werden. 
 Es kann zum Beispiel diese Mustertextvorlage als Formulierungshilfe verwendet werden:  Eigenbeleg Privatentnahmen/Privateinlagen &amp;nbsp; 
  10. Kassendifferenzen  
 Irren ist menschlich – schon die alten Römer kannten das (errare humanum est). Es passieren einfach Fehler und bei der Kassenführung ergeben sich Kassendifferenzen. Das müssen auch die Prüfer der Finanzverwaltung zugestehen und sie tun es auch, wenn die Nachweise glaubhaft sind. 
 Einen Nachweis für Fehlerfreiheit stellt zu Beispiel das täglich erstellte Zählprotokoll dar, das mit den Kassenbelegen aufbewahrt werden sollte. Der für die Kassenführung zuständige Mitarbeiter vergleicht den Zählbestand laut Zählprotokoll (Istbestand) mit dem Kassenbestand laut Kassenbuch (Sollbestand). Sie müssen übereinstimmen. Diese Abstimmung wird als Kassensturz bezeichnet. 
 Hauptursache für Kassendifferenzen sind beispielsweise: -&amp;nbsp;Schreib- oder Tippfehler beim Führen des Kassenbuchs, z.B. Zahlendreher. Hiernach sollte man als erstes suchen, da diese Fehler häufig vorkommen. -&amp;nbsp;Belegfehler – ein bereits verbuchter Beleg wurde erneut eingetragen. -&amp;nbsp;Unterlassungsfehler – ein Beleg vom aktuellen Tag wurde noch nicht eingetragen. 
  Diese und weitere Fehler werden so berichtigt:  Bitte, nicht drüberschreiben,  sondern falschen Eintrag durchstreichen und durch den richtigen ersetzen. Alles muss lesbar bleiben, dann kann es der Prüfer nachvollziehen. 
 Wenn Istbestand und Sollbestand nach diesen Fehlerbeseitigungen immer noch nicht übereinstimmen, könnte ein Wechselgeldfehler vorliegen. Es wurde zu wenig oder zu viel herausgegeben. Wie damit umgegangen wird, sollte – wie alle anderen Abläufe – in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 
 Auch das wird durch die Prüfer akzeptiert. Wichtig ist aber, dass alles glaubhaft gemacht wird. Und der Fehler muss am Ende eines Geschäftstages festgestellt und berichtigt werden und nicht erst Tage später. Das wäre nämlich ein Hinweis, dass die Kasse nicht täglich geführt wurde, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit der Folge, dass die Kasse nicht ordnungsmäßig ist. Das kann zu Schätzungen und Ärger führen! 
 Es können zum Beispiel diese Mustertextvorlagen als Formulierungshilfe verwendet werden:  Kassensturz und Kassenzählprotokoll   Eigenbeleg Kassendifferenzen  
 &amp;nbsp; 
  Schlusssatz  
 Danke, dass Sie sich bis hierher durchgearbeitet haben. 
 Denken Sie daran, morgen können zwei oder mehr Finanzbeamte in Ihrem Geschäft oder Lokal stehen, um eine Kassen-Nachschau durchzuführen. 
 Bitte, haben Sie Verständnis, dass Herausgeber und Autoren nicht für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben haften können. Kein Unternehmen gleicht dem anderen, die Abläufe sind zu unterschiedlich, mancher Hinweis in diesem Merkblatt kann genau in Ihrem Fall vollkommen ungeeignet oder falsch sein. Dieses Merkblatt kann keinesfalls die individuelle Beratung durch eine Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen. 
 Es kann Sie aber ermutigen, einen derartigen Rat einzuholen. 
 Herausgeber und Autor wünschen viel Erfolg bei der Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau. 
 03.10.2023 GH 
 &amp;nbsp; 
 Herausgeber: TAXOS-Software GmbH Impressum:  https://taxos-software.de/impressum    
   Kostenfreien Newsletter bestellen   &amp;nbsp;    Fragen zu diesem Beitrag   &amp;nbsp;    Service-Link zu den GoBD   
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                            <updated>2023-10-03T14:00:00+02:00</updated>
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            <title type="text">Kassen-Nachschau Probleme vermeiden</title>
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                                            Bei Bargeld-intensiven Betrieben und Gaststätten erscheinen Amtspersonen des Finanzamts zur Vornahme einer Kassen-Nachschau. Was muss man dazu wissen? Wie kann man sich vorbereiten?
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                <![CDATA[
                  Die&amp;nbsp;Kassen-Nachschau  
 Sehr höflich, aber auch sehr bestimmt sagt einer von den beiden Personen, die in Ihrem Geschäft unangekündigt erschienen sind, dass sie vom Finanzamt kommen und eine Kassen-Nachschau durchführen möchten. In der Regel wird gleichzeitig eine schriftliche Anordnung vorgelegt. 
 Da Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation oder ein Handbuch für diese Situation erstellt hat. sind Sie sind gut vorbereitet und wissen, was zu tun ist. Sie wissen auch, dass das gesetzlich zulässig ist.  Siehe Fussnote 1 
   Vorsicht Problemfall  Der Chef ist nicht da, die Unterlagen befinden sich in seinem Büro, zu dem wir keinen Schlüssel haben  
 Das kann als Verweigerung der Kassen-Nachschau ausgelegt werden und zum sofortigen Übergang zu einer Außenprüfung führen (rechtskräftiges Urteil Finanzgericht (FG) Hamburg vom 30.08.2022 Az. 6 K 47/22).&amp;nbsp; 
  Testessen&amp;nbsp;und&amp;nbsp;Testkäufe   Es kann sein, dass die beiden oder andere Finanzbeamte in Ihrem Lokal zu einem Testessen oder in Ihrem Geschäft zu einem Testkauf waren. Das dient der Vorbereitung der Kassen-Nachschau und ist gesetzlich zulässig. Es dient insbesondere der Beobachtung der Kassenführung, besonders bei Stornierung von Einkäufen in Geschäften und in Gaststätten der Stornierung von Bestellungen, der Ausstellung von Bewirtungsbelegen und der Behandlung von sog. Straßenverkäufen.&amp;nbsp; 
  Amtsperson   Die gesetzliche Bezeichnung der Finanzbeamtinnen oder Finanzbeamten ist „Amtspersonen“. Ganz selten kommt nur eine Amtsperson allein, meistens kommen zwei, selten mehr als zwei Personen .  
  Ausweis  Lassen Sie sich die amtlichen Ausweise zeigen und die schriftliche Anordnung des Finanzamtes zu Durchführung der Kassen-Nachschau vorlegen.&amp;nbsp; 
  Steuerlicher&amp;nbsp;Berater   Wenn das vereinbart ist, informieren Sie Ihre(n) steuerliche(n) Beraterin oder Berater. Siehe Verfahrensdokumentation oder Handbuch.&amp;nbsp; 
  Ablauf   Die Amtspersonen werden Sie um die Vorlage der Kassenaufzeichnungen des aktuellen Tages und der Vortage bitten. Diese befinden sich meistens nicht vollsändig im Ladenlokal oder in der Gaststätte, sondern in einem Büro oder der Privatwohnung des Inhabers. Die Prüfer haben das Recht, alle Geschäftsräume und Büros zu betreten, um die Kassen-Nachschau durchführen zu können. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Wenn für die Durchführung der Kassen-Nachschau kein geeigneter betrieblicher Raum verfügbar ist, kann ein Privatraum zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gehört auch die Zugangsräume und Toiletten. Alle anderen Privaträume bleiben tabu.&amp;nbsp; 
  Kassenbestand&amp;nbsp;des&amp;nbsp;Vortags   Wer eine betriebliche Kasse führt, muss Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet täglich vornehmen (§ 146, Abs. 1 und 2 AO).  Täglich  ist inzwischen zur gesetzlichen Pflicht geworden. In der Praxis ist der Nachweis hierüber meistens nur durch einen Kassensturz, also einem Abgleich des buchmäßigen Kassenbestands laut Kassenbuch oder Registrierkasse (Sollbestand) und dem gezählten Kassenbestand (Istbestand) möglich. Zweifel über die Höhe des Istbestands werden in der Praxis durch ein Kassenzählprotokoll beseitigt. Alle theoretischen Überlegungen, dass dies nicht erforderlich sei oder nur bilanzierende Unternehmer überhaupt Kassenaufzeichnungen benötigen, mögen zur Verteidigung verunglückter Fälle herangezogen werden. Zur Vermeidung von Schwierigkeiten sind sie in der Praxis meist untauglich. 
 Die erschienenen Amtspersonen werden anhand der vorgelegten Kassenaufzeichnungen Rückschlüsse darauf ziehen, ob die Kasse täglich geführt wird. 
  Kassensturz bei der Kassen-Nachschau  Meistens bitten die Amtspersonen um die Durchführung eines aktuellen Kassensturzes – wobei sie das Geld des Unternehmens nicht anfassen. Es wird ihnen vorgezählt. Siehe Fussnote 2  &amp;nbsp;  
  Problem aus der Praxis  Der Kassenabschluss des Vortags ist nicht fertiggestellt, weil noch einige wenige Belege nicht in das Kassenbuch eingetragen sind. Wenn diese Belege vollständig vorliegen und der unter Berücksichtigung dieser Belege zu ermittelte Buchbestand mit dem Istbestand laut  vorliegendem Zählprotokoll  des Vortags übereinstimmen, liegt ein zwar formeller Fehler vor. Ob sich hieraus steuerliche Folgerungen ergeben, dürfte zunächst im Ermessen der anwesenden Amtspersonen liegen. 
  Dringende Empfehlung  Die Kasse sollte  täglich  bei Geschäftsschluss vollständig abgeschlossen und durch Kassensturz auf ihre Richtigkeit überprüft werden.&amp;nbsp; 
  Belege   Keine Buchung ohne Beleg.  Wenn kein Fremdbeleg vorliegt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Die Eintragung in das Kassenbuch ohne Eigenbeleg wird als formeller Fehler angesehen! Das hat die Rechtsprechung mehrfach als richtig bestätigt. Beispiele für die Vorlagepflicht von Eigenbelegen: -&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Sie heben Geld vom betrieblichen Bankkonto ab, um es in die betriebliche Kasse einzulegen. Von der Bank bekommen Sie keinen Beleg. Sie müssen einen Eigenbeleg erstellen -&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Sie entnehmen aus der betrieblichen Kasse Geld für private Zwecke. Sie müssen einen Eigenbeleg erstellen 
  Siehe Fussnoten 3 und 4&amp;nbsp;  
  Übergang&amp;nbsp;zur&amp;nbsp;Außenprüfung  
 Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden. Die Anlässe sind je nach Unternehmen verschieden. Unternehmen mit betrieblichen Kassen müssen sich zur Vermeidung von Nachteilen vorbereiten. Nach dem rechtskräftigen Urteil des Finanzgericht (FG) Hamburg vom 30.08.2022 Aktenzeichen&amp;nbsp;6 K 47/22 ist das jederzeit zulässig. 
  Wirksame Hilfe bietet die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die zugleich als Handbuch für den Chef und die Mitarbeiter im Fall einer Kassen-Nachschau dienen kann  Im wahrsten Sinn des Worts ist die Verfahrensdokumentation eine Beschreibung der betrieblichen Abläufe, hier der Führung der betrieblichen Kasse(n). Jeder Unternehmer hat das geregelt - es fehlt nur die Dokumentation. Diese führt immer zur Optimierung und Rationalisierung der Abläufe. Sie dient außerdem der Vermeidung von Fehlern.&amp;nbsp; 
  Fehler&amp;nbsp;führen&amp;nbsp;zu&amp;nbsp;Steuernachzahlungen  Das Finanzamt sucht nach Fehlern, die dann zu Steuernachzahlungen. Es besteht aber die gesetzliche Verpflichtung, auch zu Gunsten der Steuerpflichtigen zu prüfen. Dennoch ergeben sich jährlich Steuernachzahlungen infolge von Außenprüfungen und Nachschauen in Milliardenhöhe. 
  Die&amp;nbsp;Kassen-Nachschau&amp;nbsp;ohne&amp;nbsp;Beanstandungen  Eine gründliche Vorbereitung und die fachliche Beratung durch steuerliche Berater sind gute Hilfen wie auch die Verwendung von Mustertextvorlagen, weil das Anhaken von Vorlagetexten schneller geht und einfacher ist als selbst zu formulieren und zu schreiben. 
  Füssnote 1 Checkliste Kassen-Nachschau: &amp;nbsp;  Checkliste Kassen-Nachschau | Taxos Software GmbH (taxos-software.de) F ussnote 2 Kassensturz Kassenzählprotokoll:&amp;nbsp; Kassensturz, Kassenzählprotokoll, Zählbretter | Taxos Software GmbH (taxos-software.de) F ussnote 3 Eigenbeleg Bankabhebung:&amp;nbsp; Eigenbeleg Bankabhebung | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)  Fussnote 4 Eigenbeleg Privatentnahme:&amp;nbsp; Eigenbeleg Privatentnahme/Privateinlage | Taxos Software GmbH (taxos-software.de)  &amp;nbsp; 
   Herausgeber und Betreiber der Website: TAXOS Software GmbH   Fragen zu diesem Beitrag   Überblick über unsere Angebote   Impressum des Herausgebers   Newsletter bestellen   
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                            <updated>2023-08-17T10:00:00+02:00</updated>
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            <title type="text">152. COLLEGA-TAG am Mittwoch, 15.11.2023 in München</title>
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                                            Präsenzseminar
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                <![CDATA[
                 Save the date 
 Wir freuen uns, den Teilnehmern des 152. COLLEGA-Tags die Online-Portal-Version der Verfahrensdokumentation vorstellen zu können. 
 Die endgültie Einladung wird Anfang September 2923 hier veröffentlicht:  www.collega.de/news-collega-termine  
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 Herausgeber und Betreiber der Website: TAXOS Software GmbH  Fragen zu diesem Beitrag   Überblick über unsere Angebote   Impressum des Herausgebers   Newsletter bestellen  
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 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
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            <title type="text">Tax Compliance Management System (Tax CMS)</title>
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                                            Verpflichtung oder Belohnung?
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                <![CDATA[
                 &amp;nbsp; 
  Begriffsbestimmungen   Bei den vielen verwendeten Begriffen geht es um zwei Bereiche:    Erstens   um die eindeutige Beschreibung der kaufmännischen Prozesse in einem Unternehmen. Diese Prozessbeschreibung ist nichts anderes als die  Verfahrensdokumentation .  Zweitens  um die Einhaltung der vom Gesetzgeber  und &amp;nbsp;vom Unternehmer vorgegebenen Regeln. Die Erfüllung dieser Aufgaben könnte man als  Regeltreue  bezeichnen. Die offiziell verwendete Bezeichnung ist  Compliance. .  Günter Hässel,&amp;nbsp;  WP | StB | RB (RAK), Buch am Erlbach  
  Weitere Begriffe  
  Steuer IKS   Diese Bezeichnung von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat sich offenbar nicht durchgesetzt. Die Erläuterungen der BStBK betreffen inhaltlich im Wesentlichen die obigen Begriffsbestimmungen. 
  Internes Kontrollsystem | Innerbetriebliches Kontrollsystem  Die Verpflichtung zur Einrichtung eines „internen Kontrollsystems“ ergibt sich für börsennotierte Kapitalgesellschaften aus § 91 Abs. 3 AktG. Nicht börsennotierte Aktiengesellschaften haben Überwachungs- und Frühwarnsystem einzurichten. Hierdurch sollen alle Entwicklungen rechtzeitig erkannt werden, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden können. 
 Die Finanzverwaltung meint mit dem „innerbetrieblichen Kontrollsystem (IKS)“ Regelungen, die dazu dienen, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Das Vorhandensein eines IKS kann ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann (Anwendungserlass vom 23.05.2016 zu § 153 AO).  Download . 
  IDW Prüfungsstandard PS 980:&amp;nbsp;  Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen  Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat Praxishinweise zur „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“ erstellt, die in ihrer jeweiligen Fassung zu berücksichtigen sind. 
  Verpflichtung  Derzeit gibt es keine rechtsformübergreifende Verpflichtung, ein Tax CMS einzuführen. Allerdings weisen &amp;nbsp;die gesetzliche Neuregelungen des § 91 AktG und die Rechtsprechung in diese Richtung (vgl. Greuenich in NWB Spotlight Heft 45/2022). 
  Belohnung  Die Frage, ob und wie die Finanzverwaltung die im Zusammenhang mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 vom 22.02.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts angedeuteten Erleichterungen gestalten wird, ist offen. Es kann wohl davon ausgegangen werden, dass Außenprüfungen bei Vorliegen einer Verfahrensdokumentatin und eines Tax CMS rascher und reibungsloser ablaufen werden. Anderseits ist damit zu rechnen, dass im umgekehrten Fall mit wenig Geduld und Entgegenkommen gerechnet werden muss. Ein kooperatives Verhältnis bis hin zum &quot;Vertrauen gegen vertrauen&quot; setzt Vorleistungen des Unternehmers voraus. Greuenich (a.a.O.) bezeichnet das als ein dem Tax CMS uneingeschränkt vergleichbares „Tax Control Framework“. 
  Gute Chancen für Unternehmer  Die Verfahrensdokumentation und das Tax CMS werden  nicht für das Finanzamt erstellt  (Hässel  Blog ).  Sie dienen dem Unternehmen, weil Steuernachzahlungen und Zuschätzungen vermieden werden können. Außerdem ergeben sich erhebliche betriebswirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen: Die Verfahrensdokumentation ist ein  Gewinnbringer &amp;nbsp;&amp;nbsp;(Hässel  Blog ). Allerdings sollte man immer bedenken, dass durch die Verfahrensdokumentation der jeweils aktuelle Zustand beschrieben wird. Bei einer Betriebsprüfung werden im Jahr 2023 die Jahre 2018 bis 2020 oder 2019 bis 2021 geprüft. Das bedeutet, dass man keine Zeit zu verlieren hat. 
 &amp;nbsp; 
  Herausgeber und Betreiber der Website: TAXOS Software GmbH   Fragen zu diesem Beitrag   Überblick über unsere Angebote   Impressum des Herausgebers   Newsletter bestellen  
 &amp;nbsp; 
 #TaxCompliance-Management-System #TaxCMS #SteuerIKS #InternesKontrollsystem #InnerbetriebslichesKontrollsystem #IDWPrüfungsstandardPS980 #Regeltreue 
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                            <updated>2022-12-03T08:00:00+01:00</updated>
                    </entry>

    
    
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            <title type="text">Checkliste Verfahrensdokumentation</title>
            <id>https://taxos-software.de/blog/checkliste-verfahrensdokumentation</id>
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                <![CDATA[
                
                                            Checkliste zur Befragung der Mandanten
                                        ]]>
            </summary>
            <content type="html">
                <![CDATA[
                  Fragen und Antworten für Unternehmer und Steuerberater  
  Eine gute Verfahrensdokumentation geht ganz eindach. Das zeigt unsere kostenfreie Checkliste.  
   Zielsetzung: Steuernachzahlungen bei&amp;nbsp;    Betriebsprüfungen   &amp;nbsp;vermeiden.  
 &amp;nbsp; 
  Günter Hässel,   WP | StB | RB (RAK), Buch am Erlbach  
 •&amp;nbsp;p flegt seit 30 Jahren einen kollegialen Erfahrungsaustausch zur legalen Vermeidung von Steuernachzahlungen bei Prüfungen des Finanzamts  
 •&amp;nbsp; sieht Verfahrensdokumentation nach GoBD | Internes Kontrollsystem (IK) | Tax Complöiance Management System (TCMC) als einheitliche Herausforderung und zugleich große Chance für kleine und mittlere U  nternehmen (KMU) und ihre Berater  
 •&amp;nbsp; empfiehlt die betriebswirtschaftliche Gestaltung eines Unternehmens einzubeziehen, da Steueroorganisation und Betriebswirtschaft sich ergänzen und dadurch der Nutzen vergrößert wird.  
  •&amp;nbsp; hält gemeinsame Vorgaben der Steuerberater, die auf praktischen Erfahrungen beruhen, für die beste Lösung &amp;nbsp;  
  • ist zu erreichen über&amp;nbsp;   info@taxos-software.de   &amp;nbsp;  
  Steuerberater fragen Mandanten  
 Um Mandanten richtig beraten zu können, müssen Steuerberater den Ablauf der Prozesse bei den Mandanten kennen.. 
 Hierzu kann der nachfolgende Fragebogen in Form einer Checkliste verwendet werden.&amp;nbsp; 
 Mustertextvorlagen von Günter Hässel im Format Microsoft Word ®  
 Zielsichere Führung durch viele Mustertextvorlagen, Checklisten und Eigenbelege für Branchen und Unternehmensformen. 
 Einfache Auswahl der passenden Formulierungshilfen als Basis für die Verfahrensdokumentation. 
 Verständliche Ausdrucksweise in allen Mustertextvorlagen und Branchenvorlagen. 
 Individuelle Ergänzungsmöglichkeit der Texte zur Anpassung an die Unternehmensstrukturen. 
  Herausgeber der Mustertextvorlagen:    www.taxos-software.de   &amp;nbsp;  
 Cloud-basierte Lösung 
 Die gleichen Mustertextvorlagen werden in einer von der Firma Data-Security erstellten cloud-basierten Form angeboten.&amp;nbsp; 
  Mehr siehe   
   Verfahrensdokumentation in der Cloud | TAXOS Software GmbH (taxos-software.de)   
 &amp;nbsp; 
 1.&amp;nbsp; &amp;nbsp; Die Verfahrensdokumentation 
 Die Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung aller kaufmännischen Prozesse Ihres Unternehmens. 
 Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben leider sehr oft keine Verfahrensdokumentation. 
 Warum leider? Weil dadurch enorme Vorteile verloren gehen: 
  Die Unternehmer verschenken gutes Geld.  
  Machen Sie es besser und starten Sie – wir erleichtern Ihnen den Einstieg  
 1.1&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Sie erstellen die Verfahrensdokumentation nicht für, sondern gegen das Finanzamt. &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; Sie ist der Schlüssel zur Vermeidung von Steuernachzahlungen 
 Lesen Sie zunächst, warum es sich für Sie lohnt, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. 
 Es sind 12 (5 steuerliche, 6 betriebswirtschaftliche und 1 besonders langfristiger) Vorteile. 
 Ja, Sie lesen richtig: Nur  fünf  von zwölf Vorteilen sind von steuerlicher Bedeutung.  Sie sind aber  unverzichtbar,  weil sie der Schlüssel zur Vermeidung von Steuernachzahlungen sind..&amp;nbsp; 
 Sie werden durch die  sieben  weiteren Vorteile  ergänzt.  
 Erstellen Sie Ihre Verfahrensdokumentation zu Ihrem Nutzen.  Die Verfahrensdokumentation ist immer ein Gewinnbringer.   
 Die nachfolgende Liste der 12 Vorteile der Verfahrrensdokumentation spricht für sich! 
  &quot;Jeder Weg beginnt mit dem ersten Schriftt&quot;. Wie empfehlen Ihnen als ersten Schritt zu Ihrr Verfahrensdokumentation diese Checkliste. Sie ist einfach zu bearbeitren und bringt Sie einen gro0en Schritt voran.&amp;nbsp;  
 1.2&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Checkliste 
 Fragen zu den kaufmännischen Ablauf-Prozessen in Ihren Unternehmen dienen als Einstieg, damit Sie 
 – gerne mit unserer Unterstützung – die Grundlagen für eine Vorauswahl von Mustertextvorlagen treffen können. 
 Je genauer Sie die Fragen der Checkliste beantworten, umso leichter gehen Ihnen die daran anschließenden Arbeiten von der Hand. 
 1.3&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Mustertextvorlagen 
 Abschreiben oder Kopieren ist leichter als alles selbst zu formulieren. Jahrelange Erfahrung 
 – auch bei der Begleitung vieler Betriebsprüfungen – haben es ermöglicht, die Mustertextvorlagen zu erstellen. 
 Die Auswahl erfolgt anhand der Ergebnisse der Checkliste. Sie ergibt den ersten Entwurf Ihrer Verfahrensdokumentation. 
 1.4&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Unterstützung durch Ihren Steuerberater 
 Auf Basis des ersten Entwurfs der ausgefüllten Checkliste kann Ihr Berater bei der weiteren Erstellung der Verfahrensdokumentation helfen. 
 1.5&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Lassen Sie sich auf die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ein. 
 Es lohnt sich im wahrsten Sinn der Wortes. 
  &amp;nbsp;  
 2.&amp;nbsp; &amp;nbsp;Zwölf wesentliche Vorteile der Verfahrensdokumentation 
 
 
 
 
 
  Wesentliche steuerliche Vorteile  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;1  
 
 
 Durch die Beseitigung von Formfehlern und steuerschädlichen Abläufen werden Gründe für die zurecht gefürchteten Zuschätzungen und Sicherheitszuschläge vermieden. Diese müssen aus versteuerten Gewinnen bezahlt werden. Das ist Gewinnabschöpfung. 
 
 
 
 
 Ergebnis 1 
 
 
 Keine oder weniger Steuernachzahlungen und Vermeidung von Gewinnabschöpfungen.&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;2  
 
 
 Vermeidung einer Außenprüfung oder zumindest schnellerer Ablauf jeder Betriebsprüfung. Das Finanzamt erkennt, dass das Rechnungswesen gut organisiert ist und ordnet keine Prüfung an oder beendet diese schneller. Jeder Tag weniger Betriebsprüfung führt zur Ersparnis von Zeit und Geld. 
 
 
 
 
 Ergebnis 2 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;3  
 
 
 Der Zeitaufwand und die Kosten für Gegenprüfungen und Gegendarstellungen vermindern sich oder entfallen ganz,&amp;nbsp; da der Prüfer weniger oder keine Beanstandungen hat. 
 
 
 
 
 Ergebnis 3 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;4  
 
 
 Keine Bußgelder, keine Steuerstrafen, keine Zwangsgelder etc., die aus versteuerten Gewinnen bezahlt werden müssen (Gewinnabschöpfung)&amp;nbsp; &amp;nbsp;Die Betriebsprüfung läuft ruhiger und sachlicher ab. Es ist keine Strafverteidigung erforderlich. 
 
 
 
 
 Ergebnis 4 
 
 
 Keine Gewinnabschöpfungen durch Strafen etc. und Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. Kein Zeit- und Kostenaufwand für Strafverteidigung. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;5  
 
 
 Das Unternehmen ist durch die Verfahrensdokumentation betriebsprüfungssicherer. 
 
 
 
 
 Ergebnis 5 
 
 
 Kein Betriebsprüfungs-Stress. Neben den oben genannten Vorteilen besonders wichtig: Die Gesundheit des Unternehmers und alles Beteiligten wird geschont. 
 
 
 
 
  Wesentliche betriebswirtschaftliche Vorteile  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;6  
 
 
 Bei der Prozessbeschreibung in der Verfahrensdokumentation werden widersprüchliche, umständliche und fehlerbehaftete Abläufe festgestellt und können verbessert werden. 
 
 
 
 
 Ergebnis 6 
 
 
 Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen sowie Umsatz- und Produktoptimierungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;7  
 
 
 Die Vereinheitlichung der Bearbeitung erleichtert Stellvertretungen zum Beispiel bei Urlaub und Krankheit. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Aushilfen wird vereinfacht. 
 
 
 
 
 Ergebnis 7 
 
 
 Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen und zufriedene Mitarbeiter. Ein gutes Betriebsklima steigert die Arbeitsfreude. Das ist positiv für Mitarbeiter und Unternehmen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;8:  
 
 
 Durch Anhörung der Mitarbeiter und Berücksichtigung ihrer Vorschäge werden Akzeptanz und Umsetzung der Verfahrensdokumentation untersützt. Individuelle Einzelregelungen werden vermieden und verlieren auch ihre Berechtigung. 
 
 
 
 
 Ergebnis 8 
 
 
 Ertragssteigerung durch einheitliche Abwicklungen. Das &quot;Miteinander&quot; wird gefördert, das wirkt sich sehr positiv aus. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;9  
 
 
 Veränderungen von Prozessen, z.B. Einführung eines neuen Software-Programms, werden in der Verfahrensdokumentation zur fehlerfreien Anpassung und Umsetzung beschrieben. 
 
 
 
 
 Ergebnis 9 
 
 
 Ertragssteigerung durch hohen Informationsgehalt sowie Kosteneinsparungen und Fehlervermeidung bei jeder Umstellung. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;10  
 
 
 Durch Fehlervermeidung weniger (oder keine) Kundenreklamationen. 
 
 
 
 
 Ergebnis 10 
 
 
 Ertragssteigerung, zufriedene Kunden und Steigerung des Ansehens des Unternehmens. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;11  
 
 
 Wirkungsvolle Vorbereitung auf die ohnehin unvermeidbare weitere Digitalisierung des Unternehmens. Nur eindeutig geregelte Prozesse können erfolgreich digitalisiert werden. 
 
 
 
 
 Ergebnis 11 
 
 
 Verminderung des Aufwands bei der Digitalisierung aufgrund einer vorhandenen und gelebten Verfahrensdokumentation. 
 
 
 
 
  Wesentlicher besonders langfristiger Vorteil  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;12  
 
 
 Der Wert des Unternehmens (oft ein wesentlicher Bestandteil der Altersvorsorge des Unternehmers) steigt durch die Regelungen in der Verfahrensdokumentation. Ein Erwerber bewertet das Unternehmen nach Ertragskraft und Zukunftssicherheit.Dazu gehört auch die &quot;Betriebsprüfungssicherheit&quot;. Diese Entscheidungsparameter werden durch die beschriebenen Ergebnisse deutlich verbessert. 
 
 
 
 
 Ergebnis 12 
 
 
 Steigerung des Unternehmenswertes und damit der Altersvorsorge des Unternehmers. 
 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 3.&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;Fragen an Mandanten – Unternehmer – Checkliste – 
 3.1&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Unternehmensdaten 
 
 
 
 
  3.1.1.&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Adressdaten  
 
 
  Rechtsform, Branche  
 
 
 
 
  Stempel des Unternehmens  
 
 
 ☐ Einzelunternehmen 
 ☐ GbR, OHG, KG, GmbH &amp;amp; Co KG&amp;nbsp; 
 ☐ GmbH, AU, UG, Stiftung&amp;nbsp; 
 andere Rechtsform: 
 &amp;nbsp; 
 Branche:&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Stempel Zweigniederlassung   falls zutreffend 
 
 
  Stempel Zweigniederlassung   falls zutreffend 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Bei weiteren Zweigniederlassungen Felder erweitern 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
  3.1.2.&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Geschäftsführer(GF) und Prokuristen(P)  
 
 
 
 
  &amp;nbsp;  
 ☐ GF | ☐ P; Vor- und Zuname: 
 ☐ GF | ☐ P; Vor- und Zuname: 
 ☐ GF | ☐ P; Vor- und Zuname:☐ GF | ☐ P; Vor- und Zuname:&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  3.1.3.&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Mitarbeiter&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;Davon Familienangehörige  
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 Anzahl der kaufmännischen Mitarbeiter:&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____ 
 Anzahl der technischen Mitarbeiter &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____ 
 Anzahl der handwerklich tätigen Mitarbeiter &amp;nbsp;&amp;nbsp; _____&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____ 
 Anzahl der Mitarbeiter im Vertrieb&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____ 
 Anzahl der Leih-Arbeitnehmer&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; _____ 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
  3.1.4.&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Zuständigkeiten intern – Geschäftsführer und Mitarbeiter  
 
 
 
 
  Bereich  
 
 
  Vor- und Zuname   
 
 
  Vor- und Zuname Stellvertreter  
 
 
 
 
 Geschäftsführung kaufmännisch 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geschäftsführung technisch 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geschäftsführung Vertrieb 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geschäftsführung Einkauf 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geschäftsführung Personal 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geschäftsführung _________ 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Finanzbuchführung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kassenführung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kassenbuchführung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Zahlungsverkehr/Banken 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kontrolle Finanzbuchführung&amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Fakturierung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Debitoren-Buchhaltung Mahnwesen 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Rechnungseingang 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kreditoren-Buchhaltung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kreditoren Zahlungen 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Kontrolle Zahlungsverkehr&amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  3.1.5.&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;   Zuständigkeiten extern  
 
 
 
 
  Bereich  
 
 
  Name Unternehmen  
 
 
  Vor- und Zuname   
  dort zuständiger Mitarbeiter  
 
 
 
 
  Steuerberatung  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  &amp;nbsp;  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  Dienstleister kaufmännisch  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Externer Buchführungsservice 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Externe Lohn- und Gehaltsabrechnung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  &amp;nbsp;  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  Dienstleister IT  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung Hardware 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung Software allg. 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung TSE-Kasse 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung Finanzbuchführung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung Fakturierprogramm 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 IT-Betreuung Bankwesen 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Datenschutzbeauftragter 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Geldwäschebeauftragter 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Arbeitsschutzbeauftragter 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Internetsicherheit 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  &amp;nbsp;  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
  Weitere ext. Dienstleister:  
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 3.2&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; IT-Umgebung 
 
 
 
 
  Gegenstand  
 
 
  Name, Zuständigkeit  
 
 
 
 
 ☐ Server im Haus 
 
 
 IT-Betreuer&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Server außer Haus 
 
 
 Name ASP-Betreuer 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Inhaus Arbeitsplätze 
 
 
 Anzahl: 
 
 
 
 
 ☐ Home-Office Arbeitsplätze 
 
 
 Anzahl 
 
 
 
 
 ☐ Arbeitsplätze Hardware im Eigentum der Mitarbeiter (BYOD) 
 
 
 Anzahl, Beschreibung, Mitarbeiter-Name: 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Scanner nur Hardware 
 
 
 Anzahl 
 
 
 
 
 ☐ Scanner Hardware inklusive Anwendungs- Programm 
 
 
 Name des Programms und des zuständigen IT-Betreuers&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Belegerkennung (OCR-Programm) 
 
 
 Name und Funktion des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Finanzbuchführungs-Programm 
 
 
 Name und Funktionsumfang des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ TSE-Kasse 
 
 
 Typ und Funktionsumfang der Programm Möglichst mit Angabe des Zertifikats 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Elektronisches Kassenbuch-Programm 
 
 
 Name und Funktionsumfang des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ E-Banking-Programm 
 
 
 Name des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Fakturier-Programm 
 
 
 Name des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Posteingangsbuch elektronisch 
 
 
 Name des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Postausgangsbuch elektronisch 
 
 
 Name des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Rechnungseingangsbuch elektronisch 
 
 
 Name des Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 3.3&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Kassenführung 
 
 
 
 
 Art der Kassen 
 
 
 Anzahl 
 
 
 Form der Aufzeichnung 
 
 
 
 
 ☐ Keine Kasse, da keine Bar-Einnahmen Erstattung der Auslagen per Banküberweisung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Keine Kasse, da keine Bar-Einnahmen und Bezahlung der kleinen Ausgaben per Bank (EC-Karte) 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Bürokasse mit Papierkassenbuch 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftliches Führen des Papierkassen-Durchschreibebuchs&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Geschäftskasse mit elektronischem Kassenbuch-Programm 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 Name der Programms ☐ Tastatur-Eingabe von Hand&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Registrierkasse nicht TSG zertifiziert 
 Hinweis: Diese Art der Kassenführung ist nicht mehr zulässig! 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftliche Eingabe der Kassendaten in ein Papierkassenbuch&amp;nbsp; 
 ☐ Tastatur-Eingabe in ein elektronisches Kassenbuch&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Registrierkasse TSG zertifiziert 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Bezeichnung des Zertifikats 
 ____________________________&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; 
 ☐ Automatische Übernahme der Kassenbewegungen in Fibu-Programm 
 
 
 
 
 Offene Ladenkasse mit Kassenbericht 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftlicher täglicher Kassenbericht mit Kassensturz 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Automatenkasse Bargeld 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftlicher Kassenbericht mit Kassensturz bei Kassen-Leerung&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Automatenkasse bargeldlos 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Beschreibung der Verbuchung 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Vertrauenskasse (Ackerrand Blumen etc.) 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftlicher Kassenbericht mit Kassensturz bei Kassen-Leerung&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Sammelkasse 
 (Aufzeichnungen für Sammelkasse müssen erstellt werden, wenn Barbeträge von anderen Kassen in eine Sammelkasse – z.B. Tresor – übertragen werden) 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 ☐ Handschriftliche Eingabe in ein Papierkassenbuch&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 ☐ Tastatur-Eingabe in ein elektronisches Kassenbuch&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Andere Kasse 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte beschreiben) 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 3.4&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Geschäftsbanken 
 
 
 
 
  Name der Bank  
 
 
  Konten – bitte bei jeder Bank die zutreffenden Konten ankreuzen – Mehrfachnennung ist möglich  
 
 
 
 
 Bank 1 
 Name: ____________________________ 
 &amp;nbsp; 
 __________________________________ 
 
 
 ☐ Geschäftskonto 
 ☐ Festgeldkonto 
 ☐ Darlehenskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Fremdwährungskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Kontoauszüge in Papierform 
 ☐ Kontoauszüge elektronisch 
 ☐ Verwendetes E-Banking-Programm 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Bank 2 
 Name: ____________________________ 
 &amp;nbsp; 
 __________________________________ 
 
 
 ☐ Geschäftskonto 
 ☐ Festgeldkonto 
 ☐ Darlehenskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Fremdwährungskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Kontoauszüge in Papierform 
 ☐ Kontoauszüge elektronisch 
 ☐ Verwendetes E-Banking-Programm 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Bank 3 
 Name: ____________________________ 
 &amp;nbsp; 
 __________________________________ 
 
 
 ☐ Geschäftskonto 
 ☐ Festgeldkonto 
 ☐ Darlehenskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Fremdwährungskonto Anzahl: ______ 
 ☐ Kontoauszüge in Papierform 
 ☐ Kontoauszüge elektronisch 
 ☐ Verwendetes E-Banking-Programm 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 Bitte bei mehr als 3 Spalten kopieren&amp;nbsp; 
 3.5&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Ausgangsrechnungen 
 
 
 
 
  Art der Erstellung  
 
 
  Beschreibung der Bearbeitung  
 
 
 
 
 ☐ Aufgrund der Art des Unternehmens werden keine Ausgangsrechnungen erstellt 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Handschriftliche Erstellung ohne Nachweis der Vollständigkeit 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Handschriftlich unter Verwendung eines Durchschreibe-Rechnungsbuchs 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Elektronische Erstellung mit Fakturier-Programm 
 
 
 Name des Fakturier-Programms: 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Automatische Übernahme der Buchungssätze in das Finanzbuchführungs-Programms 
 
 
 Name des Finanzbuchführungs-Programms&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Versand der Rechnungen in Papierform 
 
 
 ☐ Bei Versand durch einen Dienstleister (z.B. E-Post) Angabe des ersten Dienstleisters:&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 ☐ Bei Versand durch einen Dienstleister (z.B. E-Post) Angabe des zweiten Dienstleisters:&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Elektronischer Versand der Rechnungen 
 
 
 ☐ Per E-Mail 
 ☐ Per &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 Name des Programmanbieters 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Andere Lösung 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;(Kurze Beschreibung der Lösung) 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 3.6&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Eingangsrechnungen 
 
 
 
 
  Art des Rechnungsempfangs  
 
 
  Beschreibung der Bearbeitung  
 
 
 
 
 ☐ Eingangsrechnungen, die  bar  bezahlt werden (sofern zutreffend) 
 
 
 ☐ Papier durch Übergabe 
 ☐ Papier per Posteingang 
 ☐ Papier per E-Mail-Eingang 
 ☐ Papier anderer Eingang&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Eingangsrechnungen, die  unbar  bezahlt werden 
 
 
 ☐ Papier durch Übergabe 
 ☐ Papier per Posteingang 
 ☐ Papier per E-Mail-Eingang 
 ☐ Papier anderer Eingang&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 ☐ PDF per E-Mail-Eingang 
 ☐ PDF anderer Eingang (Download)&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 ☐ anderes Dateiformat per E-Mail-Eingang&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung)&amp;nbsp; 
 ☐ anderes Dateiformat per Download&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 ☐ Rechnungseingangseingang wird in einem Posteingangsbuch erfasst 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Rechnungseingang wir in einem Rechnungseingangsbuch in Papierform erfasst 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 ☐ Rechnungseingang wird in einem elektronischen Rechnungseingangsbuch erfasst 
 
 
 Name des Programms 
 &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 ☐ Weiterverarbeitung Bezahlung 
 ☐ Weiterverarbeitung Übergabe an Finanzbuchführung 
 ☐ andere Weiterverarbeitung&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;Andere Art des Rechnungsempfangs und des Schutzes gegen Verlust von Eingangsrechnungen 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 (Bitte kurze Beschreibung) 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 3.7&amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;Internes Kontrollsystem (IKS),  &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; Tax Compliance Management System, &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp; &amp;nbsp;ISO-Zertifizierung, andere Zertifizierung 
 
 
 
 
  Bitte kurze Beschreibung der vorhandenen Regelungen  
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 
 
 
 
 &amp;nbsp;&amp;nbsp; 
 3.8&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Handlungsempfehlungen 
 Jedes Unternehmen hat sich Regeln über den Ablauf der Unternehmensprozesse gegeben. 
 Ohne sie kann kein Betrieb erfolgreich geführt werden. 
 Teilweise sind diese Vorgaben nicht vollständig, teilweise sind sie nur mündlich erteilt, teilweise  bestehen sie in Arbeitsanweisungen und teilweise wurden sie von den Mitarbeitern als Hilfestellungen  bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen erstellt.  Jedes dieser Dokumente ist wichtig als Basis für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. 
 Machen Sie also unter Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme. 
 Danach ordnen Sie aufgefundenen Unterlagen zu einem ersten Rohkonzept Ihrer Verfahrensdokumentation. 
 Bei der weiteren Entwicklung helfen Ihnen unsere Mustertextvorlagen, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen. 
 Zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation brauchen Sie die Hilfe Ihres Steuerberaters,  Ihres EDV- Beraters und, wenn vorhanden, Ihres Datenschutzbeauftragten. 
 Besonders beachten sollten Sie, dass Ihre Mitarbeiter sehr wichtige Beiträge leisten können und müssen.  Die Mitarbeiter wissen, wie Ihr Unternehmen läuft. Daher dürfen Sie nicht auf deren Rat und die Mitarbeit verzichten. Die erfolgreiche Einführung und Fortführung der Verfahrensdokumentation bedarf der Mitarbeit und Unterstützung durch Ihre Mitarbeiter. Begeistern Sie sich gemeinsam an den Erfolgen, die Sie mit der Verfahrensdokumentation erzielen können. 
 &amp;nbsp; 
 3.9&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp;&amp;nbsp; Nochmals zu den Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation 
 Die  nachhaltigen  Ertragsverbesserung sind regelmäßig deutlich höher ist als die  einmaligen  Kosten zur Erstellung der Verfahrensdokumentation. 
 Hinzu kommen noch das erhebliche  Kostenrisiko durch Steuererhöhungen und weitere, eingangs besprochene Risiken&amp;nbsp; bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation. 
 &amp;nbsp; 
 4&amp;nbsp; &amp;nbsp; Copyright 
 Das Angebot im Überblick 
 
 Das&amp;nbsp; Kompendium &amp;nbsp;umfasst alle Formulierungshilfen (Mustertextvorlagen) des Anbieters zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation (VD) einschließlich Erläuterungen sowie Checklisten und Textvorlagen für Eigenbelege. 
  Branchenpakete &amp;nbsp;beinhalten Auswahlen von Formulierungshilfen (Mustertextvorlagen) zur Erstellung einer VD einschließlich Erläuterungen nach branchenspezifischen Gesichtspunkten. 
 Jede einzelne  Mustertextvorlage  einschließlich Erläuterungen kann als Erweiterung zu einer bestehenden oder zur individuellen Zusammenstellung einer VD verwendet werden. 
 Durch die Erstellung einer VD können sich erhebliche Einsparungen an Zeit und Geld ergeben als Folge der Verschlankung und Vereinheitlichung der Prozesse.Dadurch kann der Aufwand für die Erstellung der VD mehr als ausgeglichen werden. 
 Eine Verminderung des Aufwands bei der Einführung der Digitalisierung ergibt sich, weil nur eindeutig beschriebene Prozesse erfolgreich digitalisiert werden können. 
 In der VD&amp;nbsp; müssen immer die &amp;nbsp; tatsächlichen Abläufe &amp;nbsp; im Unternehmen  zu dem jeweiligen Zeitpunkt der Erstellung der VD geschildert werden. 
 Bei Änderungen der Prozesse müssen jeweils neue Versionen erstellt werden. 
 Durch eine VD kann ein betriebsprüfungssichereres Rechnungswesen zur Vermeidung von Steuernachzahlungen beschrieben werden. 
 Der Aufwand für Gegenprüfungen und Gegendarstellungen bei Betriebsprüfungen kann durch eine VD &amp;nbsp;vermindert werden oder wegfallen, weil Streitpotenzial wegfällt. 
 Hinweis: Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können von diesen Mustertextvorlagen abweichende Auffassungen vertreten oder später entwickeln. 
 Vorbehalt der Finanzverwaltung  „Die GoBD können sich durch gutachterliche Stellungnahmen, Handelsbrauch, ständige Übung, Gewohnheitsrecht, organisatorische und technische Änderungen weiterentwickeln und sind einem Wandel unterworfen“ ( GoBD Rz. 18 ). 
 Dieser Vorbehalt gilt auch für diese auf den GoBD basierenden Formulierungshilfen und Mustertextvorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD. 
 Nutzer ist, wer im Shop des Herausgebers die dort angebotenen Dateien erwirbt oder erworben hat.  Der Nutzer darf die ihm überlassenen Formulierungshilfen – Mustertextvorlagen, Erläuterungen, Checklisten und Textvorlagen für Eigenbelege – zur Erstellung einer VD für sein Unternehmen oder seine Kanzlei verwenden, abändern, ergänzen und von einer erstellten VD Versionierungen erstellen.  Die Erstellung von Kopien für Dritte bedarf der Zustimmung des Herausgebers. 
 
 &amp;nbsp; 
  Haftungsausschluss  
 Die Nutzung dieser Angebote zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen kann eine zu den Sachverhalten des jeweiligen Nutzers passende und dem jeweiligen Rechtsstand entsprechende Beratung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt nicht ersetzen. 
 Die Einholung einer entsprechenden Beratung wird ausdrücklich empfohlen. 
  Die Autoren, der Herausgeber und alle mitarbeitenden Menschen sind stets bemüht, die Angebote und Produkte nach den jeweils neuesten Erkenntnissen vollständig und fehlerfrei zu erstellen.  
 Dennoch übernehmen die Autoren und der Herausgeber keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der angebotenen Formulierungshilfen und deren Anerkennung durch die Finanzverwaltung oder für vom Anwender mit der Anwendung beabsichtigte wirtschaftliche Ergebnisse. 
 Auf die Allgemeinen&amp;nbsp; Geschäftsbedingungen (AGB) &amp;nbsp;wird verwiesen. 
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 &amp;nbsp; 
                ]]>
            </content>

                            <updated>2022-11-25T11:00:00+01:00</updated>
                    </entry>

    
    
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            <title type="text">Zwölf Vorteile der Verfahrensdokumentation</title>
            <id>https://taxos-software.de/blog/zwoelf-vorteile-der-verfahrensdokumentation</id>
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                <![CDATA[
                
                                            Zwölf Vorteile, davon nur 5 steuerliche
                                        ]]>
            </summary>
            <content type="html">
                <![CDATA[
                 Zwölf Vorteile der Verfahrensdokumentation 
 Es geht um den nachhaltigen Ertrag des Unternehmens. 
 Wenn der Gewinn der Vorjahre durch Steuernachzahlunen, Steuerzinsen, Bußgelder oder gar Strafen als Folge von Zuschätzungen des Finanzamts verloren geht, kann man von Gewinnabschopfung reden. Das ist legal, auch wenn es - wie schon gehabt - zur Insolvenz des Unternehmens führt. 
 Bei der Außenprüfung des Finanzamts wird&amp;nbsp; zwar die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangt. Wenn der Unternehmer sie nicht vorlegt, erhöht sich sein Risiko. 
 Die ersten fünf von zwölf&amp;nbsp; Vorteilen  befassen sich mit der Abwehr dieser Folgen. Vor allem aber auch damit, dass bei einer unkomplizierten Außenprüfung das Wohlbefinden und die Gesundheit der Unternehmers und der Beteiligten geschont werden. Wie bedeutend das ist, wissen Praktiker aus der Begleitung von Außenprüfungen!&amp;nbsp; &amp;nbsp; 
 Bei den nächsten sechs von zwölf &amp;nbsp;Vorteilen &amp;nbsp;geht es um den nachhaltigen Ertrag des Unternehmens, nämlich um die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung. Eine ganz einfache Rechnung soll zeigen, was gemeint ist: Bei einem durchschnittlichen Reingewinnsatz von 15% ist bei nicht erreichten Kosteneinsparung von 7.500 Euro ein Mehrumsatz von 50.000 Euro zum Ausgleich erforderlich.&amp;nbsp; 
 Da lohnt es sich, anhand der 7 Sachverhalte wirtschaftlich zu arbeiten. Nicht der Umsatz macht es, sondern der Gewinn. Außerdem braucht man kein zustzliches Personal, um Kosten zu sparen - anders als bei Umsatzsteigerungen.&amp;nbsp; 
  Der zwölfte Vorteil&amp;nbsp; sollte von jedem Unternehmer schon bei Unternehmensgründung bedacht werden. Ein Unternehmen mit einer sehr guten betrieblichen Organisation und einem hohen Ertrag hat einen hohen Unternehmenswert und umgekehrt.&amp;nbsp; 
 
 
 
 
 
  Tabelle der Zwölf Vorteile der Verfahrensdokumentation  
 
 
 
 
  Wesentliche steuerliche Vorteile  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;1  
 
 
 Durch die Beseitigung von Formfehlern und steuerschädlichen Abläufen werden Gründe für die zurecht gefürchteten Zuschätzungen und Sicherheitszuschläge vermieden. Diese müssen aus versteuerten Gewinnen bezahlt werden. Das ist Gewinnabschöpfung. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Keine oder weniger Steuernachzahlungen und Vermeidung von Gewinnabschöpfungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;2  
 
 
 Schnellerer Ablauf der Betriebsprüfung. Der Prüfer erkennt, dass das Rechnungswesen gut organisiert ist und beendet die Prüfung schneller. Jeder Tag Betriebsprüfung kostet Geld. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;3  
 
 
 Der Zeitaufwand und die Kosten für Gegenprüfungen und Gegendarstellungen vermindern sich oder entfallen ganz,&amp;nbsp; da der Prüfer weniger oder keine Beanstandungen hat. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;4  
 
 
 Kein Bußgeldverfahren, kein Steuerstrafverfahren, keine Zwangsgelder etc. Die Betriebsprüfung läuft ruhiger und sachlicher ab. Es ist keine Strafverteidigung erforderlich. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Keine Gewinnabschöpfungen durch Strafen. Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;5  
 
 
 Das Unternehmen ist durch die Verfahrensdokumentation betriebsprüfungssicherer. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Kein Betriebsprüfungs-Stress. Neben den oben genannten Vorteilen besonders wichtig: Die Gesundheit des Unternehmers und aller Beteiligten wird geschont. 
 
 
 
 
  Wesentliche betriebswirtschaftliche Vorteile  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;6  
 
 
 Bei der Prozessbeschreibung in der Verfahrensdokumentation werden widersprüchliche, umständliche und fehlerbehaftete Abläufe festgestellt und können verbessert werden. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen sowie Umsatz- und Produktoptimierungen. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;7  
 
 
 Die Vereinheitlichung der Bearbeitung erleichtert Stellvertretungen zum Beispiel bei Urlaub und Krankheit. Und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Aushilfen vereinfacht. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerungen durch Kosteneinsparungen und zufriedene Mitarbeiter. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;8:  
 
 
 Veränderungen von Prozessen, z.B. Einführung eines neuen Software-Programms, werden in der Verfahrensdokumentation zur fehlerfreien Anpassung und Umsetzung beschrieben. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen und Fehlervermeidung bei jeder Umstellung. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;9  
 
 
 Durch eindeutige Regelungen werden Bearbeitungsfehler vermieden. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerung durch Kosteneinsparungen und glückliche Mitarbeiter. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;10  
 
 
 Durch Fehlervermeidung weniger (oder keine) Kundenreklamationen. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Ertragssteigerung, zufriedene Kunden und Steigerung des Ansehens des Unternehmens. 
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;11  
 
 
 Wirkungsvolle Vorbereitung auf die ohnehin unvermeidbare weitere Digitalisierung des Unternehmens. Nur eindeutig geregelte Prozesse können erfolgreich digitalisiert werden. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Verminderung des Aufwands bei der Digitalisierung aufgrund der Verfahrensdokumentation. 
 
 
 
 
  Wesentlicher besonders langfristiger Vorteil  
 
 
 
 
  Vorteil&amp;nbsp;12  
 
 
 Der Wert des Unternehmens (oft ein wesentlicher Bestandteil der Altersvorsorge des Unternehmers) steigt durch die Regelungen in der Verfahrensdokumentation. Ein Erwerber bewertet das Unternehmen nach Ertragskraft und Zukunftssicherheit. 
 Beide werden durch alle oben beschriebenen Ergebnisse deutlich erhöht. 
 
 
 
 
 Ergebnis 
 
 
 Steigerung des Unternehmenswertes und der Altersvorsorge des Unternehmers. 
 
 
 
 
 
 &amp;nbsp; 
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            <title type="text">Die Verfahrensdokumentation wird nicht für das Finanzamt erstellt</title>
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                 Wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt, kann das zu Steuernachzahlungen führen. Also hat das Finanzamt Vorteile aus der Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation. Umgekehrt hat jeder Unternehmer neben dem Wegfall von Steuernachzahlungen weitere Vorteile, wenn er eine Verfahrensdokumentation erstellt hat und vorlegen kann. 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
  Merksätze:   - Die Verfahrensdokumentation wird nicht für das Finanzamt erstellt.  - Die Verfahrensdokumentation wird zum Nutzen des Unternehmens erstellt.  - Der Nutzen einer Verfahrensdokumentation ist immer gegeben, auch wenn keine Prüfung durch das Finanzamt stattfindet.  - Der Nutzen einer Verfahrensdokumentation erhöht sich deutlich bei jeder Außenprüfung und Kassen-Nachschau.  - Die Beratung der Mandanten bei Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann ein ertragreiches Geschäftsfeld für Steuerberater sein.  - Mandanten haben auch dann noch einen großen Gewinn, wenn Steuerberater ihre Beratungen leistungsgerecht abrechnen.  - Dieser Ertrag kann ggf. durch öffentliche Fördergelder erweitert werden. 
  Günter Hässel hat seit Jahren das Schwergewicht seiner Arbeit auf die Bereiche Verfahrensdokumentation und Compliance gelegt.  
   Hierfür gibt es mehrere Gründe:   
 - Die Verfahrensdokumentation ist  das Werkzeug &amp;nbsp;zur Vorbereitung jeder Außenprüfung und Kassen-Nachschau. Fehler im Rechnungswesen können hierbei erkannt und rechtzeitig abgestellt werden, bevor sie bei einer Prüfung zu Steuernachzahlungen führen. 
 - Durch die  Vorlage der Verfahrensdokumentation &amp;nbsp;kann jede Prüfung vereinfacht und entspannt werden. Prüfer suchen erfahrungsgemäß weniger nach Fehlern. Und wenn sie sich von der Einhaltung der Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation überzeugt haben (des complianten Verhaltens) überzeugt haben, beenden sie die Prüfung meist schneller. 
 - Das führt neben der Vermeidung von Steuernachzahlungen zur Verminderung von Stress, Kosten und Zeitaufwand für Erläuterungen und Gegendarstellungen. 
 - Und wenn keine Außenprüfung oder Kassen-Nachschau stattfindet, ist die  vollständige schriftliche Darstellung aller Geschäftsprozesse &amp;nbsp;eine äußerst wirksame Grundlage für eine  ertragsorientierte Unternehmensführung.  
 - Mit der Verfahrensdokumentation können  kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)  das erreichen, was die Großen schon immer praktizieren: Kosten vermeiden und den Ertrag verbessern durch betriebswirtschaftlich optimierte Unternehmensführung. 
 -  Mitarbeiter begrüßen eine gute Verfahrensdokumentation,  weil durch klare Anweisungen Fehler vermieden werden. Nicht erforderliche Fehlerbeseitigungen wirken sich sehr positiv auf das Betriebsklima aus. Das gilt auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Vertretungen bei Krankheit und Urlaub.  Auch das dient der Ertragssteigerung. &amp;nbsp; 
 -  Kundenzufriedenheit und Kundentreue  werden durch die Regelung der Geschäftsprozesse verbessert. Jede Geschäftsabwicklung wird beschleunigt und vereinfacht.&amp;nbsp; Unternehmen, die das in einer Verfahrensdokumentation berücksichtigt haben, nehmen diesen  Zusatznutzen  gerne mit und können ggf.&amp;nbsp; Mühen und Kosten für die Gewinnung neuer Kunden vermindern. 
 - Die  betriebswirtschaftliche Beratung der Mandanten  durch den Steuerberater kann ein sehr  ertragsreiches Geschäftsfeld  für beide Seiten sein und den Weg in die ohnehin unvermeidliche Digitalisierung erleichtern.&amp;nbsp; 
  Alles in allem eine WIN-WIN-Situation für Berater und Mandanten.  
  Übrigens:   Mitglieder von COLLEGA e.V. bekommen 10% Rabatt für sämtliche Mustertextvorlagen zur Verfahrensdokumentation von Günter Hässel.  
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            <title type="text">Verfahrensdokumentation Mustervorlagen zum Download</title>
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                                            Individuelle Zusammenstellung einer Verfahrensdokumentation
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                <![CDATA[
                 Wählen Sie aus, was am ehesten auf Ihr Unternehmen zutrifft. Wir bieten mehr als hundert Vorlagen an, 
 Welche Kasse führen Sie. Wir haben rund zwanzig Vorlagen, beispielsweise die kleine Bürokasse mit Papierkassenbuch oder elktronsichem Kassenbuch, die offene Ladenkasse, ein TSE-Kassensystem und weitere. Nehmen Sie die Vorlage, die aktuell den Abläufen in Ihrem Unternehmen entspricht. Und wenn sich etwas ändert, ersetzen Sie in einer neuen Version das der Änderung entsprechende Modul. Weitere Vorlagen für die Prozessbeschreibung von Eingangsreechnungen einschließlich Vorsteuer und Ausgangsreechnungen einschließlich Umsatzsteuer stehen für elektronische und Papier- Rechnungen zur Verfügung. Ergnzen Sie das um Vorlagen für die Bearbeitung der Bankbewegungen,&amp;nbsp; Unternhemsndaten und Zuständigkeiten der Mitarbeiter. Alle Vorlagen entsprechen den übliche Abläufen in Unternehmen und können bedarfsgerecht angepasst oder ergänzt werden.  Bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen: Jede Vorlage ist im Shop ausführlich beschrieben.&amp;nbsp;   Ihr Nutzen ist groß:&amp;nbsp; Sie können Steuernachzahlungen, Zinsen und weitere Belastungen ganz oder überwiegend durch die Vorlage einer Verfahrensdokumentation vermeiden. Und wenn kein Prüfer kommt und die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangt, haben Sie den deutlichen Nutzen von Gewinnsteigerungen aufgrund der Optimierung der Geschäftanläufe. 
 Bitte, lesen Sie weiter:&amp;nbsp;  Einführung und Bedienungsanleitung  
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   Fragen zu diesem Beitrag   
   Überblick über unsere Angebote   
   Impressum des Herausgebers   
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            <title type="text">Verfahrensdokumentation (VD) für die eigene Kanzlei</title>
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                                            Verfahrensdokumentation (VD) für die eigene Kanzlei
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                <![CDATA[
                  Die Verfahrensdokumentation (VD) für die eigene Kanzlei &amp;nbsp;eignet sich, wenn nur Formulierunghilfen für eine kanzleieiegne VD benötigt werden. Steuerberater erstellen damit ihre eigene VD und können sich gleichzeitig in dieses sehr lukrative Geschäftsfeld der Beratung von Mandanten bei der Erstellung einer VD ein. 
 Anhand der am Ende eingefügten Checkliste können Sie sich eine Überblich über as Gesatmpaket Textvoelagen (außer ersetzendes Scannen) machen. 
 Sie können jderzeit des Kompendium mit dem vollständigen Inhalt aller Textvorlagen und Eigenbelege erwerben. 
 Hierzu biten wir an: Im Fall der Erwerbs des Kompendiums zum Preis von €799.- (zzgl. 91% USt) erstatten wir Ihnen den Kaufpreis dieses Pakets Verfahrensdokumentation (VD) für die eigene Kanzlei in Höhe von 99,- € (zzgl. 19% USt). Dies ist nur in Form eines Gutscheins möglich, den wir Ihnen VOR Kauf der Kompendiums zusenden.  Gutschein anfordern &amp;nbsp; 
 &amp;nbsp; 
 Dieses Branchenpakt umfasst 21 Textvorlagen. 
  Einführung (AM100)   Bedienungsanleitung (AM110)   Verfahrensdokumentation erstellen und versionieren (AM120)   Unternehmensdatn Kleinunternehmer (KMU) (CM101)     Mitgeltende Unterlagen Kleinunternehmer (CM111)   Zuständigkeiten Unternehmensleitung und Mitarbeiter (CM130)   Datenschutz (CM160)     Datensicherheit (CM170)   Aufbewahrungsfristen (CM180)     Kontenrahmen Finanzbuchführung (CM210)   Verfahrensdokumentation IT-Infrastruktur Hardware (EM100)   Verfahrensdokumentation IT-Infrastruktur Software und Systemüberblick (EM110)     Posteingangsbuch in Papierform (GM100)   Unternehmerkasse (JM220)&amp;nbsp;     Bank-Buchen elektronisch (KM120)   Ausgangsrechnungen elektronisch (MM120)     Ausgangsrechnungen Papier kontieren und buchen (MM130)     Ausgangsrechnungen-elektronisch kontieren und buchen (MM140)   Eingangsrechnungen Papierrechnung buchen (NM180   Steuer-IKS Überblick ((UM100)   Checkliste Verfahrensdokumentation (WM100 ) 
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